Cómo crear una base de datos de clientes

red de datos

¿De qué forma almacenas los datos de tus clientes? Si eres de los que tiene una tarjeta de contacto por aquí, una dirección de correo electrónico por allá y unos cuantos números de teléfono anotados de mala manera en una libreta, deberías ponerle remedio ya mismo. No hace falta que te diga que la información es poder, sobre todo en un negocio. Cuanto mejor conozcas a tu público, más fácil será conquistarlo. Por eso, necesitas crear una buena base de datos de clientes sólida y unificada.

Los datos

El primer paso es decidir qué campos te interesa incluir en la base de datos: nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico, sector, etc. En este sentido, conviene que seas lo más  específico posible para que después puedas filtrar rápidamente la información que necesites. Por ejemplo, en lugar de crear un apartado denominado “dirección”, incluye diferentes variables como “calle”, “ciudad” y “código postal”. De ese modo, te resultará más sencillo segmentar y hacer campañas personalizadas.

A la hora de elegir qué información vas a recabar, piensa primero en el uso que le darás a la base de datos. Para algunos negocios, conocer la ubicación de sus clientes tiene un gran valor, pero para otros es totalmente irrelevante. Dedica un tiempo a analizar qué datos podrían ayudarte a ofrecer un mejor servicio y quédate solo con ellos. Si haces un interrogatorio a tus potenciales clientes, los alejarás.

¿Cómo se obtiene la información?

He aquí el quid de la cuestión. ¿De dónde sacas toda esa información relevante sobre tus potenciales clientes y prescriptores? Hay quienes se dedican a comprarla, aunque el consejo es que la consigas tú mismo. Es un proceso que lleva tiempo y que no acaba nunca, pero a cambio lograrás crear una base de datos con contactos realmente interesados en tus productos o servicios.

Para no resultar agresivo y conseguir que los usuarios se dejen conocer, debes ofrecerles algo a cambio. Se trata de hacer una especie de trueque. Aquí tienes algunas ideas:

  • Crea contenido de calidad, como libros blancos o guías, accesible solo para usuarios registrados.
  • Envía newsletters periódicamente con descuentos o información “privilegiada”.
  • Si tienes una tienda online, exige a los clientes que se registren antes de comprar. Estos formularios permiten recabar muchísima información sin ser demasiado invasivos.
  • Participa en eventos y jornadas de networking para conocer a potenciales clientes. Después, en lugar de guardar las tarjetas de visita en un cajón, utilízalas para alimentar la base de datos.
  • Haz sorteos, concursos y promociones en tus redes sociales. Eso sí, asegúrate de que los premios estén relacionados con el nicho de mercado al que te diriges. Los contactos que recojas tienen que estar interesados en el tipo de productos o servicios que ofreces.

Algunos programas para crear bases de datos

Hay multitud de herramientas que te servirán de ayuda para crear tu base de datos de clientes, más allá de las conocidas Access y MySQL. Si no tienes demasiados contactos y necesitas una solución fácil y gratis, estas te serán útiles:

  • Software de Infoautónomos. Esta herramienta sirve para gestionar la contabilidad, pero también los datos de tus clientes y proveedores. Además de los campos predeterminados (nombre, NIF, dirección, teléfono y e-mail), puedes añadir otros dos personalizados. También tienes la posibilidad de filtrar los resultados, adjuntar documentos a cada contacto y descargar la información. Pruébalo gratis aquí.
  • Microsoft Excel. Una buena idea es optar por la versión de Drive en la nube para tener acceso inmediato desde cualquier lugar. Si descargas el contenido en formato .csv podrás importarlo a otras herramientas como, por ejemplo, la que emplees para el newsletter.
  • Hubspot CRM. Es una solución muy completa que te permitirá crear y actualizar la base de datos fácilmente. De hecho, puedes registrar en qué estado del proceso de compra se encuentra cada contacto. El inconveniente es que solo está en inglés, aunque hay multitud de tutoriales para aprender a usarla.

Dos consejos para el éxito

Para que tu base de datos de clientes funcione, debes recordar siempre estos dos consejos fundamentales:

  1. Cuida la privacidad. Tienes entre manos información sensible, por lo que es necesario que garantices la confidencialidad. Además, recuerda que debes cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos.
  2. Actualiza la información constantemente. No te preocupes solo de engrosar la lista de contactos, sino de “limpiarla” con frecuencia para evitar a los “zombis”. Elimina a aquellos que no responden a tus llamadas ni reciben tus correos.
Nuria Molina
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