Cómo evitar que la contabilidad te lleve de cabeza

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Acabamos de cerrar el segundo trimestre del año con lo que eso conlleva: mucho papeleo y un cierto saqueo a la cuenta bancaria para pagar el IVA y el IRPF justo antes de empezar las vacaciones. Para muchos, una de las peores cosas de trabajar por cuenta propia es tener que gestionar los números del negocio. Si tú también formas parte de ese grupo, sigue leyendo el post y descubre cómo evitar que la contabilidad del autónomo te lleve de cabeza1.

1.Sé organizado

Extremadamente organizado. ¿Recuerdas esas carpetas clasificadas por colores que Monica Geller utilizaba para todo? Es momento de que lo pongas en práctica. Ten en cuenta que, si recibes una inspección de trabajo, Hacienda puede pedirte facturas incluso de hace 5 años. Por eso, conviene que las tengas guardadas y, además, de una forma accesible que te permita consultarlas rápidamente.

Si tienes todas tus facturas digitalizadas deberías mantener siempre una copia actualizada de ellas, en un disco duro o en la nube, por si te ocurriese algún problema en tu ordenador.

A la hora de guardarlas, clasifícalas en primer lugar por año. Después, puedes crear las categorías de facturas emitidas, facturas recibidas y gastos deducibles.

2. Factura cuanto antes

Ya sabes cuánto cuesta recibir el cobro de una factura. Los plazos se eternizan y cuando llega la declaración trimestral te ves obligado a pagar impuestos por una cifra que realmente no has percibido. En este sentido, conviene que agilices al máximo los tiempos que corren de tu cuenta. No esperes a facturar al final del mes o del trimestre. Envía la factura en cuanto hayas entregado el trabajo.

3. Revisa si las facturas que recibes son correctas

Cuando un proveedor te envíe un factura, no te limites a hacer el abono sin más. Antes de nada, debes comprobar si la información es correcta. Echa un vistazo a la fecha, a los datos de la empresa y a los tuyos, al concepto y a la información de pago. Si algo no está bien, avisa al emisor para que lo corrija. Es recomendable solucionar el error cuanto antes para evitar posibles malentendidos con Hacienda posteriormente.

4. Calcula cuánto IVA debes pagar

Tienes que mentalizarte de que solo eres un intermediario del IVA. Aunque ese dinero llegue a tu cuenta, no te pertenece. Por eso, lo más aconsejable es que calcules la cuantía de IVA que corresponde a tus facturas cada mes y la descuentes de lo que te han ingresado tus clientes. De hecho, conviene que crees una cuenta bancaria únicamente para este fin. Así, no tocarás ese dinero y, cuando hagas la declaración trimestral, no tendrás ningún problema para abonar el impuesto.

5. Permanece atento a los ingresos

Un autónomo siempre tiene que estar al tanto del dinero que se mueve en su cuenta del banco. Entra periódicamente y asegúrate de que tus clientes están abonando sus facturas en los plazos que has establecido. Si no es así, reclámalas. Esperar hasta que acabe el trimestre solo te traerá agobios y dolores de cabeza innecesarios.

6. Prepara tu declaración con suficiente antelación

El mejor consejo es que no apures demasiado el tiempo, por lo que ten muy en cuenta el calendario fiscal. La contabilidad del autónomo se compone del libro de registro de facturas emitidas y recibidas, gastos y bienes de inversión. Lo ideal es que los tengas siempre actualizados. Al fin y al cabo, ir completándolos en tu día a día apenas exige tiempo y evita que cometas posibles errores. De ese modo, cuando llegue el momento de la declaración trimestral tendrás toda la información a mano y será más sencillo presentar los modelos.

7. No te la juegues: pregunta a un profesional lo que no sepas

En el caso de que no tienes formación sobre este tema, plantéate hacer algún curso de gestión fiscal del autónomo. Con Hacienda es mejor no cometer errores. Otra opción es que pidas ayuda a un profesional en determinadas cuestiones puntuales o que instales un software de facturación y contabilidad, que te facilitará la tarea por muy poco dinero al mes.

Si, a pesar de todos estos consejos, llevar la contabilidad sigue siendo una pesadilla para ti, déjalo en manos de una asesoría online, como la de Infoautónomos.

Nuria Molina
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