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La contabilidad del autónomo y la pyme

Contabilidad de Costes, definición y aplicación

En este artículo te explicamos la importancia de llevar una contabilidad de costes en tu negocio, una herramienta que ayuda a la mejora de la gestión y de la rentabilidad, por lo que constituye una buena práctica para emprendedores, pymes y autónomos. Además te explicamos cómo hacerlo, los principales tipos de costes y la desagregación que suele hacerse de los mismos.

Artículo actualizado el 13/6/2016 y escrito por Infoautónomos

Definición de contabilidad de costes

En primer lugar, resulta preciso aclarar la definición de contabilidad de costes. Se trata de una vertiente de la contabilidad que parte de un análisis exhaustivo de los costes de producción, administración, distribución y financiación de una organización, geralmente una empresa, y que a través del registro, procesamiento e interpretación de los datos relativos a dichos costes permite abordar con mayor acierto las tareas de planificación, gestión y decisión de la organización.

Este sistema, en definitiva, facilita una imagen global de la eficacia y eficiencia de una empresa y contribuye a la toma de decisiones y a la mejora de la labor de la gerencia y dirección. Hoy en día, las empresas estructuran estos cálculos mediante hojas de Excel o programas de contabilidad informáticos.

Por otra parte, la contabilidad de costes es, a su vez, conocida por otras denominaciones, las cuales operan, en la práctica, como sinónimas. Por ejemplo, contabilidad interna (en contraposición a la externa o financiera), contabilidad de gestión o contabilidad analítica de la explotación, denominación aparejada al estudio de la descentralización de las empresas y la proliferación de diferentes centros de responsabilidad.

Antes de aparecer la contabilidad de costes como la conocemos actualmente, ya existían desde principios del siglo XX métodos como la técnica de costes estándar, cuando con la doctrina del taylorismo se quiso medir los costes relacionados con el desplazamiento de la fuerza humana por parte de las máquinas.

Los objetivos de la contabilidad de costes

El fin principal de la contabilidad de costes es suministrar información para tomar decisiones racionales en pos del incremento de la eficacia y eficiencia de una empresa.

Para que estos datos acerca de los costes sean realmente efectivos, han de ser presentados en unos formatos fácilmente interpretables (cuenta de explotación funcional, estadísticas). Asimismo, es necesario que se distribuyan con cierta periodicidad y que incluyan información detallada.

A continuación, se relacionan las finalidades en las que puede desglosarse la contabilidad de costes:

  • Cálculo de los costes: costes generales de la empresa y su división por productos, servicios, actividades o centros de producción, así como los costes unitarios de fabricación o producción de cada producto o servicio.
  • Valoración de los activos y existencias del proceso de producción: materias primas, productos en curso de transformación y terminados.
  • Análisis de los resultados económicos: cuantificación de costes e ingresos y aportación de las distintas partidas al beneficio o pérdida de la empresa.
  • Planificación y control de la gestión: preparación de presupuestos de costes, que ayuden a fijar objetivos, detectar desviaciones y realizar correcciones en función de la evolución del negocio.

Aplicación de la contabilidad de costes en la pyme

Las pymes y autónomos suelen utilizar sistemas sencillos de contabilidad de costes sobre todo para analizar sus costes y margen de beneficio por departamentos (producción, comercial, administración, etc) o por líneas de actividad (productos o servicios A, B y C). En base a esta información la pyme o el autónomo podrá saber el valor relativo que aporta cada departamento en su empresa así como el rendimiento de los principales productos.

En ambos casos es necesario poder asignar las facturas de ingresos y costes a esos departamentos o líneas de actividad. Para ello es necesario disponer de un programa avanzado de gestión (software de contabilidad, ERP, TPV para comercios o similar) que permita esa asignación o bien un software de facturación y contabilidad más sencillo que permita la exportación de las facturas a excel u hoja de cálculo para realizar ahí la asignación y el tratamiento de los datos.

Además es necesario asignar los costes de personal a cada departamento o línea de actividad, algo que en los pequeños negocios no siempre es fácil ya que es común que una misma persona trabaje en varios departamentos y productos. Esto incluso se puede complicar más en empresas gestionadas por proyectos. Por ello es muy importante llevar un seguimiento del tiempo dedicado por el personal a cada departamento, producto o proyecto. Existen distintas soluciones de software en la nube para intranets empresariales y para gestión de proyectos que incorporan soluciones para recoger de manera lo más sencilla posible este seguimiento. También se puede realizar de una forma más artesanal con plantillas en hoja de cálculo como la siguiente:

Descargar plantilla tiempo dedicación proyectos

Los tipos de costes

Resulta capital establecer una definición lo más universal posible de costes. Se trata, grosso modo, del valor que una organización sacrifica (el cual se puede cuantificar en dinero) para conseguir bienes o servicios. En este aspecto, se reducen los activos o se incurre en pasivos en el momento de obtención de los beneficios.

La primera división funcional es la que se establece entre costes fijos y variables. Los primeros se asocian a la administración de los negocios y no cambian en función de los volúmenes de trabajo, por ejemplo el coste de alquiler de una nave. Por su parte, los segundos están relacionados con el trabajo productivo y varían en función del volumen de producción, como por ejemplo el coste de la materia prima para fabricar el producto. Hay que destacar que cada vez se emplean más las denominaciones costes directos e indirectos en lugar de costes fijos y variables.

En segundo lugar, el coste estándar se calcula al dividir los costes fijos por la cantidad de bienes producidos. La adición de los costes variables sirve para determinar el coste unitario del bien producido. Estos cálculos facilitan la asignación de costes por unidades y obtención de resultados y márgenes por cada línea de actividad y unidad de coste.

La desagregación de los costes

Hay que tener en cuenta que, en virtud de la optimización de los análisis, es posible desglosar exhaustivamente los costes de una empresa. En las siguientes líneas puedes encontrar un resumen de estas categorías de datos:

Elementos de coste de un producto

  • Materiales (directos e indirectos).
  • Mano de obra (directa e indirecta).
  • Costes indirectos de fabricación.

Relación con la producción

  • Costes primos y de conversión.

Relación con el volumen

  • Costes variables, fijos y mixtos (semivariables y escalonados).

Capacidad para asociar los costes

  • Costes directos e indirectos.

Departamento de asignación de los costes

  • Básicamente, producción y servicios.

Actividades llevadas a cabo

  • producción / fabricación, comercialización y marketing, administración, financiación, etc.

Periodo de cargo al ingreso

  • Costes del producto y periodo.

Relación con la planificación, el control y las decisiones

  • Estándares y presupuestados, controlables y no controlables, fijos comprometidos y fijos discrecionales, relevantes e irrelevantes, diferenciales, de oportunidad y de cierre de planta.
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