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Desarrollo Profesional

Gestión del tiempo

Uno de los grandes problemas de los autónomos, freelance y directivos de pymes es conseguir aprovechar bien su tiempo dada la gran y diversa cantidad de tareas que suelen que tener que abordar al frente de sus negocios. En este artículo te damos unas claves y reglas para organizar y administrar mejor tu tiempo, lo que te ayudará a conseguir una mayor productividad y a aumentar tu satisfacción profesional.

Artículo actualizado el 22/9/2014 y escrito por Infoautónomos

Artículo actualizado 22/09/14

"Aprovecha ahora ya que el tiempo, es el único recurso verdaderamente no renovable” -  Frase anónima. 

Optimizar y utilizar bien tu tiempo es fundamental porque el tiempo es limitado: 24 horas por día y una vida con los días contados. No se puede comprar el tiempo, incluso si podemos subcontratar algunas actividades, nunca tendremos tiempo de hacer todo.

Al final, no hay nada más importante para el autónomo que gestionar bien sus horas. Para ello, primero vamos a ver cómo puedes definir tus prioridades y después las reglas prácticas que te conviene aplicar.

Priorizar 3 proyectos, definir objetivos y tareas

 Debes tratar de priorizar 3 proyectos, los cuales se plasmarán en objetivos concretos para cada mes y cada semana y te ayudarán a definir las tareas de cada día

“No empezar un día, una semana, un mes sin planificarlos” -  Jim Rohn, empresario estadounidense, autor y orador motivacional

Como escribe Leo Babauta en  The Power of Less (El poder de hacer menos), la pregunta no es cómo hacer más cosas y más deprisa sino cómo hacer sólo lo más importante  y cómo hacerlo bien.

Y es que debemos ponernos límites en nuestros proyectos personales y profesionales ya que no podemos hacer todo al mismo tiempo

Por ejemplo, puedes realizar la lista de todo lo que te gustaría hacer, todos los proyectos que tienes (ejemplo: montar un negocio, participar en una maratón,…) sin ponerte límites y después clasificar estas actividades por prioridad, teniendo en cuenta unos criterios, tus criterios: lo más importante para el futuro, para crear tu empresa, para tu familia, para tu salud, etc.

Tras este trabajo, que necesita de una reflexión muy personal, tendrás que escoger los 3 proyectos prioritarios y descomponerles en objetivos y tareas. Eliminando por el momento los demás proyectos, los proyectos segundarios, ya que el riesgo de tener demasiados proyectos es que se  alargan  y al final nunca se acaban, además de crear estrés y desmotivación. Solo 3 proyectos.

Estos proyectos tienen que tener una duración limitada, como mucho un año. Si son proyectos a largo plazo, has de descomponerlos en pequeños proyectos. La redacción de estos proyectos y la descripción en objetivos y tareas, es un muy buen ejercicio para confirmar la credibilidad del proyecto y las ganas que tienes de conseguirlo.

Y cada mes, cada semana, intenta definir los objetivos que tienes para estos proyectos.

  • Teniendo menos proyectos, concentrarás tu energía en estos proyectos y solo en estos.
  • Teniendo objetivos accesibles y graduales, cada semana, cada mes, mediremos el avance, la situación de cada  proyecto.

Reglas para una buena gestión del tiempo 

 “La gente me considera como un experto de la gestión del tiempo. Me veo más como un experto de la gestión de las prioridades, valorando bien las cosas. Sé que inversión tiene más rendimiento para mi futuro” Timothy Ferriss, autor la Semana de 4 horas 

  •  Además de tus 3 proyectos, focalízate sobre lo importante y prioriza. Trata de aplicar la ley de Pareto en todo, sin limitación,  que dice que el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, el 80% de los resultados dependen del  20% del trabajo y el 80% de los beneficios de una empresa están generados por el 20% de sus productos y clientes. Intenta suprimir todo lo que realmente no es imprescindible para tu negocio (¿Es necesario, si o no? ¿Si no lo hago, qué pasa?) y  subcontrata las tareas segundarias para concentrarte  sobre las tareas que tienen más impacto en tu futuro.
  • Otro criterio de priorización puede ser clasificar las tareas a realizar entre: acción urgente e importante, acción urgente y  no importante, acción no urgente e  importante y acción no urgente y  no importante
  • Antes de empezar el día, organiza tu jornada  para no dejar que los demás organicen tu  tiempo. Define y escribe las 3 tareas más importantes del día (las TMI) que son normalmente una desagregación de tus proyectos. Intentar empezar al día trabajando sobre estas tareas.
  • Limita el tiempo de cada tarea, fíjate unos plazos. Ley de Parkinson : una tarea utiliza todo el tempo definido o  todo trabajo se dilata para ocupar el tiempo disponible. No digas necesito 3 semanas para realizar un trabajo, sino necesito 4 horas.
  • Concéntrate al 100% en cada actividad: si redacto un artículo lo redacto, si juego con los amigos, juego. Aprovecha el momento al 100%.
  • Limita las interrupciones. Ley de las secuencias homogéneas: sin interrupción,  la gente necesita menos tiempo para sus tareas porque unos minutos son necesarios para concentrarse en cada tarea. Consejo: Aislaros y reservad unos momentos para vosotros, poniendo el teléfono  en modo reunión y cerrando el Email. Nota : el email puede ser un elemento importante de no-productividad. 2 reglas fundamentales para los emails: no abrir el email al principio del día y abrir tu buzón de email en horarios determinados (a las 10h00 y 16h00 por ejemplo).
  • Haz  enseguida, todo lo que se puede hacer en menos de 3 minutos (así te quitas de en medio las pequeñas acciones que distraen).
  • Haz  las tareas más desagradables durante las primeras horas del día (quizás serán un TMI). El riesgo es que vayas posponiendo cada día este tipo de trabajo, hasta llegar a un límite donde tendrás que trabajar con urgencia.
  • No ajustes demasiado tu agenda, deja un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos. Consejo: Sobre evalúa el tiempo necesario para un trabajo (multiplica los tiempos con un coeficiente) y reserva unos minutos entre cada reunión.¿Ser optimista en la vida?, Si, pero no con los tiempos: Fíjate plazos realistas.
  • Cambia de tarea, diferencia las actividades durante el día. No todas las actividades exigen la misma concentración y hay que ser consciente de los momentos en los que  somos más eficaces para programar los trabajos el momento oportuno.
  • Aprende a saber decir “NO” a todas las solicitudes que tengas y que no contribuyan a que consigas tus proyectos o que no tengan un interés claro para ti.
  • Acuérdate de tomar algunas pausas para retomar fuerzas e inspiración.
  • Ordena tu despacho, tu espacio. A La naturaleza, no le gusta el vacio: cuanto más espacio tenemos, mas espacio utilizamos. En consecuencia, acumulamos los documentos y después perdemos tiempo en buscarlos e incluso podemos llegar a perderlos. Consejo: en el ordenador, en el buzón Email, en el armario,  trata de tener las carpetas bien identificadas (el menor número de carpetas posibles), renombra los ficheros para encontrarlos fácilmente, suprime enseguida los documentos inútiles y clasifica los demás.
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    • Sabrina
    • 7 de marzo de 2013 a las 01:31
    • Esta es mi filosofía, incluso escribí un ebook sobre el asunto al ver lo mal que lo pasaban mis amigos en el trabajo por una falta de organización. Muy buenos consejos aquí a poner en práctica.
    • Rosa Slim
    • 11 de enero de 2014 a las 16:33
    • Los tendré en cuenta. Muy buen artículo.
    • Rosa Slim
    • 11 de enero de 2014 a las 16:36
    • Gracias por tu post
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