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Marketing y ventas

Cómo vender mis productos y servicios a las Administraciones

Te contamos el procedimiento para conseguir un contrato con la Administración Pública para la prestación de servicios o el suministro de productos. Existen dos modalidades, los contratos menores, que no requieren publicidad, y los concursos de licitación pública, abiertos a cualquier propuesta que cumpla los requisitos marcados, los cuales dan lugar a los llamados contratos de licitación con publicidad.

Artículo actualizado el 2/7/2012 y escrito por David Sánchez Sáez

En la ampliación y diversificación de nuestra cartera de clientes, en la Administración Pública encontramos un canal potencial para ofertar nuestros servicios y suministros. Los autónomos pueden contratar, con la Administración, trabajos de naturaleza y cuantía muy variada. Pero el problema se plantea en el ¿Cómo podemos llegar a ellas? Los procedimientos para dar a conocer nuestro catálogo de productos y servicios, tiene algunos parentescos con el sistema comercial de ámbito privado, pero conforme aumenta la cuantía del trabajo, éstos irán cambiando.

Contratos menores y negociados sin publicidad

Los contratos menores son aquellos cuyo valor es inferior a los 50.000 €, en caso de obras, y de 18.000 €, para el resto de contratos. Dentro de estos límites, cualquier Administración Pública, tiene la suficiente capacidad para contratar directamente. En cuanto a los negociados sin publicidad, es la propia Administración la que invita, al menos a tres empresas, a su libre criterio, para que participen en la adjudicación del contrato. Este tipo de procedimiento se basa en una negociación en la que las empresas invitadas presentan sus ofertas en base a las necesidades y requerimientos que tenga la Administración. En este caso, los encargos no pueden superar los 200.000 € para las obras y los 60.000 € para el resto.

Tanto en los contratos menores como en los negociados sin publicidad, los trabajos no se publicitan, de modo que si no somos invitados por la Administración, no sabremos de su existencia y, por tanto, no podremos presentar nuestras propuestas. Para acceder a este tipo de contratos hemos de llevar a cabo, desde el seno de nuestra Pyme, una labor comercial tradicional, tal y como hacemos con los particulares y las entidades privadas. En este caso la Administración Pública funciona igual que el resto de clientes, por lo que habremos de llegar a ellos mediante las herramientas de las que disponemos. Nos puede parecer difícil llegar a una Administración, pero no lo es más que poder mantener una reunión con determinadas empresas privadas. Es vital que nuestros potenciales clientes públicos nos conozcan y para ello podemos concertar reuniones con los técnicos o los políticos responsables, dependiendo de la envergadura de la entidad. Si nuestros productos son buenos y competitivos, la Administración acabará contratando con nosotros.

Contratos con Publicidad

Para todas aquellas obras, suministros y servicios que no se enmarcan dentro de los contratos menores o de los negociados sin publicidad, la Administración está obligada a publicarlos en sus Boletines Oficiales y otros medios, de modo que el acceso a los mismos sea universal y toda empresa o autónomo que lo desee pueda presentar sus propuestas. Conociendo las fuentes en las que aparecen estos trabajos, podemos conocer qué es lo que necesita una Administración determinada y, si lo consideramos oportuno, podremos concurrir. En este caso nos sumergiremos en una licitación y habremos de desplegar distintos mecanismos para poder hacernos con el contrato.

Son varios los procedimientos y herramientas para la adjudicación de estos trabajos sujetos a obligatoriedad de publicidad:

  • Procedimiento abierto, en el que pueden participar todas las empresas que lo deseen, sin haber ninguna restricción, más que los niveles mínimos de solvencia técnica y económica.
  • Procedimiento restringido, por el cual, en una primara fase se seleccionan a las empresas más idóneas para desarrollar el trabajo y, posteriormente, las elegidas presentan sus propuestas.
  • Negociado con publicidad, en el que la adjudicación recae en la empresa que el órgano de contratación elije tras efectuar una consulta con los diversos candidatos y negociar las condiciones del trabajo con ellos.
  • Diálogo competitivo, el cual emplea la Administración cuando, conocedora de sus necesidades, no sabe cuál es la mejor fórmula para solucionarlas.
  • Concurso de proyectos, empleado en casos especiales en los ámbitos de la arquitectura, el urbanismo, la ingeniería o el procesamiento de datos, por el cual se convoca un concurso para obtener ideas.
  • Acuerdo marco, por el cual una Administración y, al menos, tres empresarios fijan las condiciones a las que habrán de ajustarse los trabajos que se van a adjudicar, principalmente suministros, en un tiempo determinado, que no puede superar los 4 años. Durante ese intervalo, no se podrán incorporar nuevas empresas al acuerdo marco.
  • Sistema dinámico de contratación, es un procedimiento enteramente electrónico, muy parecido al acuerdo marco, pero con la particularidad de que nuevas empresas se pueden ir incorporando al sistema sin esperar a una nueva convocatoria.
  • Central de contratación, mediante la cual, por un sistema abierto, se establecen acuerdos marco para la contratación de bienes y servicios de utilización común y que pueden ser contratados por los entes y Administraciones que se adhieran a la misma.
  • Subasta electrónica, que es un sistema telemático y automático de valoración de ofertas, sumamente novedoso, cuya utilización es emergente, pero que irá en aumento en los próximos años por su sencillez y simplificación en la evaluación de las ofertas presentadas. 

De todos ellos, el más común es el procedimiento abierto, por el cual pueden participar todas aquellas empresas que lo deseen, siempre y cuando cumplan con la solvencia económica y técnica mínima marcada por la Administración contratante. Para ello habremos de licitar y presentar toda la documentación necesaria para acreditar nuestra personalidad, capacidad y solvencia económica y técnica. Y para ello solo disponemos de 26 días en el caso de obras y de 15 para el resto. Esto nos obliga a preparar nuestra empresa para que pueda participar en estos procesos y llegue a ser, finalmente, la adjudicataria.

Conseguir trabajos con la Administración obliga a las Pymes y autónomos a definir nuevas estrategias y mecanismos de comercialización y organización de sus empresas para la presentación de sus propuestas. Difícil no es, pero sí que es necesario conocer todos los procedimientos e instrumentos existentes. Para empezar hay que ordenar y preparar la empresa, al tiempo que nos marcamos unas rutinas diarias y unos prototipos de trabajo. Es muy importante que dispongamos de un buen banco documental de nuestra empresa, tengamos claro a qué y dónde queremos licitar, establezcamos alianzas con otros autónomos o Pymes, conozcamos perfectamente la estructura de nuestra organización… 

    • Santiago
    • 12 de noviembre de 2013 a las 11:02
    • Muchas gracias por la información David.


      Una pregunta, las cantidades aquí expuestas, ¿son con IVA incluido o el IVA va aparte?. Esto es, si oferto por 17.500 + 21% de IVA, ¿en que concepto hablamos?
    • Javier Santos
    • 12 de noviembre de 2013 a las 19:49
    • Hola, nos comunica David la siguiente respuesta:

      Las cantidades que se indican son siempre sin IVA. Tengamos en cuenta
      éste puede variar en función del tipo de trabajo, aunque lo más común es
      que apliquemos un IVA del 21%.
      Saludos
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