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Tipos de sociedades

Protocolo de empresa familiar

Las relaciones laborales en la empresa familiar deben estar regidas por un protocolo que las regule. En este artículo te explicamos la protocolización de la empresa familiar, cómo se hace, su utilidad en la gestión así como las fases que le dan forma y lo estructuran.

Artículo actualizado el 14/10/2016 y escrito por Infoautónomos

Las empresas familiares son un sector muy asentado en España. Según el EADA Business School de Barcelona, el 32% de las empresas exportadoras del Estado son de este tipo y la cifra asciende al 66% en el caso de las pymes. En su gestión, una excesiva relajación de las relaciones laborales por el parentesco de los jefes y empleados puede suponer un menoscabo de su imagen exterior y de su productividad, por eso resulta indispensable la protocolización de las relaciones laborales.

Protocolización: definición y utilidad

El protocolo familiar es un instrumento que amplía las posibilidades, en un principio limitadas, de las relaciones entre la propiedad y la gestión del negocio. Se trata de un acuerdo que recoge una serie de normas y códigos de conducta, a los que se someten todos los miembros de la familia de mutuo acuerdo y que, en cierto modo, permite profesionalizar la manera en la que éstos gestionan el negocio.

Conviene así plantear de antemano una forma de trabajar, de gestionar, de organizar y de desarrollar la sociedad en la que toda la familia implicada esté de acuerdo. Esto es, en esencia, el protocolo familiar que tan buenos resultados puede dar si se plantea y se inserta de forma adecuada en una compañía.

Establecer un protocolo en la empresa familiar es imprescindible para regularizar sus prácticas profesionales y establecerse en el mercado, con una competencia cada vez más grande, por un lado, de las empresas multinacionales y grandes españolas, y por otro lado, de un sector emprendedor con jóvenes muy profesionales que están innovando en sus formas.

La protocolización en la gestión de la pyme es clave para aprovechar los beneficios de la empresa familiar (proximidad, afecto en el trato, tendencia a la continuidad laboral y de los contratos) y potenciar su eficacia.

Normativa reguladora

El Real Decreto 171/2007 de 9 de febrero da carácter ético y obligatorio a aquellos firmantes de los pactos familiares que no se incorporen a los estatutos sociales de la compañía. Sin embargo, si las cláusulas del protocolo se incorporan a los estatutos sociales y adquieren grado de obligación interna absoluta y de eficacia frente a terceros (otras empresas, clientes, proveedores, etc...), beneficia a la empresa familiar que adopte el acuerdo al generar una imagen de solidez, eficacia y profesionalidad.

Claves y fases del protocolo familiar

Una vez abordado el concepto y la utilidad del protocolo familiar hay que establecer las claves que en él intervienen y las fases que lo componen.

  1. Un consenso inicial absoluto de todos los familiares (propietarios, gestores, trabajadores...) que debe extenderse a todas las fases de su implantación y a la vida global de la empresa con una colaboración total.

  2. Una flexibilidad suficiente para adaptarlo a los momentos y necesidades de la empresa, siempre cambiantes en un mundo actual muy rápido y versátil. La vocación de permanencia en el tiempo debe ser garantizada con una revisión periódica para mejorar su eficacia.

  3. Debe contar con un pacto social o estatutarioen el que queden fijados el régimen jurídico de las acciones, las mayorías necesarias para tomar decisiones en los órganos asamblearios y directivos y los criterios para establecer el consejo de administración. Ahora bien, en función de la forma en la que los miembros de la familia hayan decidido consolidar el acuerdo protocolario, el alcance y eficacia del mismo variará. Por ese motivo, debemos distinguir entre:

    • Pacto entre caballeros: El cual no tiene repercusiones legales y cuyo incumplimiento sólo puede acarrear un reproche desde el punto de vista ético.

    • Pacto contractual: Se trata del más habitual y el que estamos analizando en este artículo. Dada su naturaleza contractual, podrá ser esgrimido ante los tribunales en caso de incumplimiento.

    • Pacto inscrito en el Registro Mercantil: Mediante su inclusión en los estatutos societarios de la empresa familiar, el protocolo familiar quedará inscrito en el Registro Mercantil, en cuyo caso, también podrá ser esgrimido frente a terceros, si tuviera lugar su incumplimiento. No obstante, debe tenerse en cuenta que no todos los acuerdos o cláusulas son susceptibles de incluirse en los estatutos.

  4. En el protocolo también se añadirán una serie de pactos extraestatutarios, necesarios para fijar los límites y características de la relación entre la familia, por un lado, y la empresa familiar por otro. En estos acuerdos se incluirán cuestiones como las reglas que regulen la incorporación de nuevos familiares a la empresa, las funciones que cada uno desarrollará en el negocio y su labor profesional.

  5. Deben desarrollarse de forma precisa y especialmente clara los órganos familiares. Podrán constituirse una serie de instrumentos (junta de familia, consejo familiar y comités de seguimiento del protocolo familiar), cada uno con unas características y funciones diferentes, que deben quedar claramente delimitadas para evitar problemas de doble mandato por un lado, o de falta de toma de decisiones por otro.

Igualmente, aunque parezca una cuestión demasiado solemne, debe incluirse una cláusula de cierre en la que de forma protocolaria se transmite la gratitud de la familia a los fundadores de la empresa y a todos los que, siendo familiares o no, han ido haciendo posible el éxito de la sociedad y su eficacia laboral y mercantil.

¿Cómo se hace un protocolo familiar?

  1. En primer lugar será necesario hacer un ejercicio de reflexión acerca de lo que límites que separan los intereses puramente familiares y aquellos que afectan a la sociedad pues, al fin y al cabo, la falta de discernimiento entre ambos es lo que genera habitualmente las crisis en el seno de las empresas familiares.

  2. En lo que se refiere al contenido, el protocolo familiar es un contrato atípico, o lo que es lo mismo, no está sometido a criterios formales, y es susceptible de regular cualquier aspecto que afecte a la relación de la familia con la empresa. Además de las habituales introducciones y cláusulas de cierre, los apartados y temas más habituales suelen ser:

    • Derechos y obligaciones de los miembros de la familia en relación con la empresa: Entre los que destacan los derechos económicos -tales como la titularidad de las participaciones y el reparto de dividendos-, el régimen de sucesión de los miembros de la familia y las condiciones para disponer de las participaciones o acciones de la empresa.

    • Política de contratación y retribución de los miembros de la familia en la empresa.

    • Creación y funcionamiento de los órganos sociales de carácter familiar: La Asamblea Familiar y Consejo de Familia no son órganos de gobierno de la empresa, pero sirven de enlace con ésta y permiten canalizar la voluntad de la familia de una forma organizada. Existen además otros órganos complementarios, como el Comité de Seguimiento del Protocolo.

    • Régimen de contratación de un asesor externo: Esta figura tiene el propósito de ayudar a resolver conflictos entre los miembros de la familia.

    • Mecanismos de resolución de conflictos y régimen sancionador: Con el propósito de evitar acudir a los tribunales, la inclusión del sometimiento al arbitraje en caso de conflicto ayudará a aportar una resolución mucho más rápida. Además, es posible que se contemplen cláusulas penales, las cuales sancionen el incumplimiento del protocolo.

  3. En tercer lugar, y dado que se trata de un contrato, es necesario que el protocolo familiar cuente con el consenso de todos y cada uno de los miembros de la familia, dado que todos ellos quedarán vinculados. Esto quiere decir que una mayoría no podrá, en ningún caso, imponer su criterio sobre aquellos que no estén de acuerdo con lo que se proponga. En ese sentido, es de vital importancia redactar el Protocolo Familiar en un contexto pacífico y estable, tanto en lo que se refiere a la familia, como a la empresa.

  4. Finalmente, y como ya hemos señalado, el protocolo comenzará a tener eficacia en el momento en que todos los miembros de la familia lo hayan firmado. Sin embargo, es recomendable, proceder a su revisión de forma periódica, de manera que el paso de las generaciones y la coyuntura económica y social no lo dejen obsoleto.

Dado que apenas un reducido porcentaje de las empresas familiares sobreviven a la tercera generación, es fácil intuir la importancia de la firma de un protocolo familiar que contribuya a resolver las desavenencias que puedan surgir entre los miembros de la familia con el paso del tiempo y garantizar la continuidad del legado empresarial.

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