La obligación de conservar los albaranes

Si lo prefieres también puedes escuchar este artículo sobre la obligación de conservar albaranes:

Entre las obligaciones del autónomo está la de llevar la contabilidad al día. Ya sabes que debes guardar con esmero y extremo cuidado las facturas puesto que puedes enfrentarte a sanciones si no lo estás haciendo correctamente. Pero ¿qué pasa con los albaranes? ¡Atento! porque en este artículo te contamos cuándo se inicia la obligación de conservar albaranes. 

Qué es un albarán

Un albarán es un documento mercantil que sirve para acreditar la entrega de un bien o servicio. Básicamente tiene por finalidad garantizar que el vendedor tenga constancia de que el comprador ha recibido la mercancía.

Si en el proceso de compra y venta hay una empresa que hace entrega de ese bien o producto, ésta también conserva una copia del albarán para demostrar que ha sido entregado y recepcionado el paquete.

No es un documento obligatorio y en ningún caso sustituye a una factura, por lo que no tiene validez fiscal. Pero para que tenga validez de garantía debe cumplir con determinados requisitos:

  • Lugar y fecha de emisión del alabarán
  • Código o número del documento
  • Datos identificativos de emisor y de receptor
  • Lugar y fecha de entrega
  • Firma y sello
  • Cantidad y descripción de productos/servicios

Entonces ¿qué lo diferencia de una factura al uso? Básicamente que no tiene por qué venir descrito el precio o valor del bien o servicio que contempla.

Albarán Valorado y Sin Valorar

Y no tiene por qué incluir ese precio porque, como decíamos anteriormente, se trata de un documento que no tiene valor fiscal. En el momento en el que un albarán sí incluye el precio por unidad de producto y el coste total de la transacción, estamos ante un Albarán Valorado.

Cuando solo contiene la descripción de los productos y la cantidad de los mismos, sin incluir condiciones económicas, estamos antes un Albarán Sin Valorar o No Valorado.

A parte de no incluir precios, le diferencian de las facturas que tampoco cumple funciones tributarias y que no es obligatorio en una transacción comercial. Factores determinantes e indispensables de la factura.

¿Cuándo es obligatorio conservar albaranes?

Lo normal es que la información que aporta el albarán se refleje posteriormente en una factura, que es garantía en sí misma de todo el proceso y además el documento con el que podrás deducir gastos o tributar el IVA.

Pero cuando la factura, en vez de reflejar la información que aparece en el albarán, lo menciona o hace referencia directamente a él, remitiendo a lo consignado en el mismo, tendrás la obligación de conservarlo del mismo modo que la propia factura y anexarlo a la misma.

Esto es algo que pasa habitualmente en las facturas recapitulativas. Aquellas en las que se incluye información relativa a distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que éstas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

Ejemplo de albarán

Facturas recapitulativas y albaranes

Las facturas recapitulativas suelen ser utilizadas porque agilizan y simplifican los procesos de facturación. Se sustentan en la emisión de albaranes y, según la Agencia Tributaria (AEAT), cuando se recurre a ellas pueden pasar dos cosas:

  • Que la propia factura incluya de forma detallada la información de los albaranes, por lo que éstos pueden ser destruidos, no existe la obligación de conservarlos.
  • Que, la factura solo haga mención expresa a los mismos, pero no reproduzca su contenido.

En este segundo caso, sí existe la obligación de conservarlos del mismo modo que hay obligación de guardar la factura. Y es que la AEAT entiende que como en la factura existe la obligación de “describir las operaciones” y no se describe porque remite a la información consignada en los albaranes, estos son parte esencial de la propia factura.

Por tanto, los albaranes deberán conservarse debidamente anexados a dicha factura y quedan sujetos a sus mismas obligaciones de conservación. Dicho de otro modo, en este supuesto los albaranes deben conservarse con las facturas de las que forman parte.

Si, después de leer este artículo mantienes dudas acerca de la obligación de conservar los albaranes o prefieres que un especialista lleve tu facturación y olvidarte de todo este papeleo, no dejes de contactar con nuestra asesoría.

Mónica Martínez
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6 Comentarios en La obligación de conservar los albaranes

  1. jose arance garcia dijo:

    Me ha parecido de mucha ayuda el anuncio

    • Respuesta a jose arance garcia:

      Buenos días Jose:

      Muchas gracias por leernos y por tu comentario. Me alegra mucho leer que nuestra información os es de ayuda.

      Un saludo!

  2. José Juan Tornero Ruano dijo:

    Si no estoy equivocado hace años que se estableció la prohibición de emitir facturas con el concepto “nuestro albarán N° xxx debiendo detallarse en factura las diferentes mercancías en servicios objeto de la factura; esto cambió con posterioridad? Gracias. Un saludo!

    • Respuesta a José Juan Tornero Ruano:

      Hola José Juan!

      Gracias por leer con interés nuestros artículos y comentarlos.

      Para resolver tu duda, te pego la Consulta Vinculante de la Dirección General de Tributos de la que se extrae la información desarrollada en este artículo (te pego texto literal):

      “Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural (…) En el caso planteado en el escrito de consulta, en el que cuando se produce el suministro del combustible se emite un albarán y con posterioridad, al final de cada mes, se expide un factura comprensiva de dichos suministros, se está en el supuesto regulado en el artículo 11 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, es decir, la citada factura es una factura recapitulativa de las reguladas en dicho precepto, que debe reunir los requisitos correspondientes a las facturas expedidas.

      Este tipo de facturas recapitulativas, muy extendidas entre los operadores económicos, cumplen con el objetivo de agilizar y simplificar los procesos de facturación respetando los elementos básicos del Impuesto (devengo, etc.) y, en la práctica, la facturación limitada al período del mes natural, se sustenta en la emisión de otros documentos (albaranes, etc.) y también, en su caso, tiques, expedidos, generalmente, cuando el cobro de las operaciones se efectúa al contado.

      En lo que se refiere a la cuestión planteada en el escrito de consulta, es decir a la posibilidad de hacer una simple mención del total mensual de las operaciones realizadas, debe señalarse que dicha operativa no cumple con lo regulado en el mencionado artículo 6, apartado 1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y, en particular, con lo establecido en la letra f) de dicho precepto relativo a la descripción de la operaciones.

      En el supuesto de que para dar cumplimiento al requisito de la descripción de las operaciones que se documenten en la correspondiente factura recapitulativa se utilice la información contenida en los albaranes, haciendo una mención a los mismos, en la citada factura se deberá hacer una referencia expresa a esa circunstancia, haciendo una mención a dichos albaranes, los cuales deberán conservarse debidamente anexados a dicha factura. Puesto que dichos albaranes forman parte de la misma, al servir como soporte documental de la descripción de las operaciones, debe considerarse que forman de aquella y, por tanto, están sujetos a las mismas obligaciones de conservación que las facturas o, dicho de otro modo, en este supuesto los albaranes deben conservarse con las facturas de las que forman parte”.

      Espero que hayan quedado resueltas tus dudas, en caso de necesitar ampliar información no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de asesoría. Te pego un enlace por si estás interesado: https://infoautonomos.eleconomista.es/asesoria/consultoria/?cmpia=comen-36

      Un saludo!

  3. Ángel Garcia dijo:

    Buenas tardes mi duda es durante cuánto tiempo hay que conservar los albaranes? Diez años, quince?

    Gracias anticipadas por su respuesta

    Ángel Garcia

    • Respuesta a Ángel Garcia:

      Hola Ángel:

      Gracias por informarte con nosotros y dejarnos tus dudas y comentarios.

      Tienes la obligación de conservarlos del mismo modo y el mismo tiempo al que estés obligado por la factura: “deben ser conservados durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales en los que Hacienda podrá inspeccionarlos. Y, a efectos mercantiles, debes guardarlos 6 años”. Te paso el enlace de un artículo que puede resultar de tu interés: https://infoautonomos.eleconomista.es/contabilidad/libros-contables-del-autonomo/ porque podrás encontrar ás información sobre tus obligaciones de facturación.

      Un saludo!