La centralita virtual, una herramienta de marketing y ventas para tu pyme

Teléfono en la nube

En un mercado como el actual donde la competencia es voraz resulta imprescindible ofrecer un servicio de calidad que te diferencie del resto de empresas.

En los últimos años la centralita virtual se ha asentado como la mejor solución para la gestión telefónica, no solo en el seno de las grandes corporaciones sino también para el conjunto de pymes, con independencia del número de trabajadores contratados o su modelo de negocio.

En este post te contamos en qué consiste este recurso de comunicación y su funcionamiento, sus ventajas y diferencias respecto a las tradicionales centralitas telefónicas y sus opciones de uso.

1.Qué es y cómo funciona  una centralita virtual

La centralistas virtuales, como la Centralita de MasVoz, constituyen el sistema más actual de gestión telefónica entre cliente y empresa así como entre los propios trabajadores de la misma. El operador de telefonía IP aloja la centralita virtual en la nube y con ella toda la configuración de tu sistema telefónico, esto es la extensiones, que identifican cada departamento o trabajador.

El operador de telefonía IP también se hace cargo no solo de la puesta en marcha y la programación de la centralita virtual sino también de su mantenimiento, seguridad así como de la resolución de posibles incidencias.

2. Opciones del servicio

Las utilidades de las centralitas virtuales son múltiples. El servicio que ofrecen permite personalizar al máximo la comunicación con el cliente y optimizarla para prestar el mejor servicio. En tu panel de configuración online encontrarás las siguientes opciones::

  • Herramienta de reproducción vocal para grabar tus propios mensajes de bienvenida o de llamadas en espera
  • Marcación automática
  • Redirección de llamadas
  • Gestión de llamadas según zonas horarias
  • Gestión de llamadas en cascada

3. Ventajas del uso de la centralita virtual en pymes

Ahorro de tiempo y costes

¿Por qué cada vez son más las pymes que optan por acogerse al servicio de las centralitas virtuales? Se trata de una solución de gran eficiencia y bajo coste que sustituye la figura del teleoperador que una gran mayoría de pequeños negocios no se pueden permitir o no consideran lo suficientemente rentable.

La centralita virtual también es más barata que la tradicional centralita telefónica cuyo coste inicial, de mantenimiento a cargo de tu operador de telefonía IP y expansión  puede verse disparado.

Pero el ahorro en el uso de la centralita virtual no es únicamente monetario sino también de tiempo. Son muchos los autónomos y pymes que se ven más tiempo de lo que quisieran colgados al teléfono. Con esta opción no pierdes ni un minuto de tu tiempo y ganas movilidad y  productividad.

Flexibilidad para crecer

Es fundamental que las centralitas virtuales ofrezcan al empresario la posibilidad de crecer al ritmo que lo hace su empresa. Las extensiones te permite adaptarte sin problema a un volumen de llamadas mayor o a la incorporación de nuevos empleados  que precisen de su propia línea y esto se consigue a través de las extensiones. Puedes configurar tu centralita virtual con tantas extensiones como precises.  

Imagen corporativa

Resulta paradójico pero no por ello menos cierto que un buen servicio telefónico, en donde no hay presencia física, contribuye en gran medida a mejorar tu imagen corporativa.  Recibir una buena atención telefónica ayuda potencia tu imagen profesional y a ser percibido como una gran empresa.  

Control y eficiencia

Tener una centralita virtual en tu pyme reduce considerablemente el números de llamadas que quedan sin respuesta disminuyendo también los clientes insatisfechos o los registros sin venta o comunicaciones infructuosas en las que el cliente no consigue dar con la persona indicada.  

Además, este sistema te posibilita el control de todo sin necesidad de recurrir a un técnico. En tus manos está la configuración de todas las opciones que ofrece la centralita virtual para personalizar al máximo la automatización de la recepción de llamadas

La centralita virtual para mejorar la experiencia de usuario

Pero si hay una ventaja y utilidad que destaca entre todas las anteriores en el uso de centralitas virtuales en pymes esa es la mejora de experiencia. Una gran parte de las pymes online saben que en un entorno sin presencia física hay que cuidar el servicio al máximo para generar confianza.  

No tener presencia física pero contar con centralita virtual puede jugar a tu favor para proyectar una buena imagen corporativa. El cliente que es atendido con un sistema de extensiones da por sentado que se trata de una gran empresa con una plantilla muy probablemente mayor que en la realidad.

Calidad y rapidez en la atención; esta es la ecuación perfecta para mejorar la experiencia de usuario y estar más cerca de aumentar tus ventas.

Marina Rivero
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2 Comentarios en La centralita virtual, una herramienta de marketing y ventas para tu pyme

  1. Miguel dijo:

    La centralita virtual sale mucho mejor de precio que las centralitas analógicas y, al menos con el operador de telefonía IP Telsome, incluyen más prestaciones y su configuración incluida.

    Lo único que no recomendaría a una empresa es que utilice herramientas de reproducción vocal para sus mensajes de centralita. Estos programas convierten el texto a voz y tienen una voz robótica y monótona con un resultado muy poco profesional… Es cómodo grabar así los mensajes pero justamente una ventaja de la centralita es mejorar la imagen desde el momento en que se reproduce el mensaje de bienvenida, y un mensaje robótico no causa una buena impresión. Existen webs donde profesionales graban tus locuciones por menos de 10€ y la buena impresión que se llevan clientes y proveedores merece la pena.

    Un saludo!

  2. Excelente artículo. Podemos añadir que una centralita virtual te permite el acceso del personal a las telecomunicaciones desde cualquier ubicación. Ya sea desde la oficina, desde casa o en desde las localizaciones donde se estén llevando a cabo las operaciones de la empresas, tu equipo de trabajo podrá recibir y realizar llamadas facilitando la operatividad y la descentralización de las operaciones.

    Sólo necesitan estar conectados a Internet para estar disponibles a través del teléfono, mensajería, correo electrónico u otros servicios como chat instantáneo. Esto permite una mejora en la capacidad de respuesta con los clientes que hoy esperan una respuesta inmediata de las empresas.

    Las centralitas virtuales son una herramienta perfecta en los negocios por sus prestaciones y su bajo coste.