Los gastos que NO puedes deducirte como autónomo

bolsillos vacios

El mismo dilema se repite cada trimestre cuando llega el momento de hacer la declaración. No nos engañemos: reducir la factura fiscal es de lo más tentador. Sin embargo, arriesgarse a engrosar la lista de gastos tiene serias consecuencias y puede llegar a salirte muy caro. Y es que hay gastos que no puedes deducirte como autónomo. Esto se debe a que Hacienda es cada vez más exigente en su lucha contra el fraude de los autónomos. Por eso, cualquier coste fuera de lugar puede acarrear una inspección o, mucho peor, una multa.

Para evitarte el susto, lo mejor es que te ciñas a deducirte solo los gastos que te corresponden realmente. ¡Y ojo! Porque a veces no es tan sencillo distinguir cuáles puedes declarar y cuáles no. Para empezar, conviene que tengas en cuenta los tres requisitos que la Agencia Tributaria marca como indispensables:

  • Los gastos tienen que estar vinculados a la actividad económica que realizas como autónomo.
  • Todos ellos deben estar justificados con sus correspondientes facturas, aunque en determinadas ocasiones se aceptan los recibos.
  • Han de estar registrados en la contabilidad, es decir, en el libro de gastos e inversiones que obligatoriamente tienes que cumplimentar como autónomo.

Dicho esto es importante que sepas que los gastos derivados de tu actividad se desgravan, por un lado, a través del modelo 303 con el que declaras el IVA cada trimestre y, por otro lado, en la declaración anual de la renta (IRPF).

Los gastos que NO puedes deducirte en el IRPF

Como regla fundamental, no puedes hacer la “trampa” de declarar los gastos personales, que no estén relacionado con el trabajo. Aquí se incluirían comidas en restaurante, viajes por placer o compras para el hogar. Pero, además de eso, que resulta más o menos evidente, tampoco debes deducirte los costes económicos que correspondan a estas partidas:

  • Las multas y sanciones, teniendo también en cuenta los recargos que hayas podido contraer por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Los donativos y liberalidades.
  • Las pérdidas del juego.
  • Los gastos que hayas tenido con personas o entidades que residan en paraísos fiscales.
  • El IVA soportado que ya te hayas deducido en la declaración trimestral de IVA.

Todos estos gastos son explícitamente no deducibles. El problema es que hay otras partidas “especiales” que suelen generar bastantes dudas y con las que Hacienda es cada vez más contundente. Nos referimos a los gastos que en parte se dedican al trabajo y, en parte, a la vida personal, lo que hace difícil determinar el grado de afectación a la actividad. Podemos hablar de los siguientes:

  • Local u oficina en una vivienda. Si trabajas en casa puedes declarar solo un porcentaje de los gastos. Para no tener problemas, lo recomendable es que sea entre un 15% y un 50%, tanto del alquiler como de las facturas. Además, ahora Hacienda está empezando a pedir contadores separados para la parte profesional y para la privada.
  • Teléfono móvil. En el caso de que solo tengas una línea, está permitido imputarte un 50% del gasto, ya que se considera que la otra mitad la dedicas a asuntos personales.
  • Vehículo particular y gastos asociados. Solo es posible desgravarlo en el IRPF si lo utilizas en tu actividad (taxistas, repartidores, autoescuelas, etc.).
  • Viajes. Es posible imputar los gastos de hoteles, desplazamientos y manutención, pero siempre que estén justificados profesionalmente.
  • Vestuario. Puedes deducírtelo si en tu actividad necesitas un vestuario profesional, como ropa de protección o uniforme.

Los gastos que NO puedes deducirte del IVA

Cada trimestre puedes deducirte en el modelo 303 el IVA que has soportado en ese período como autónomo. No obstante, en este punto, hay que ampliar los tres requisitos generales que hemos comentado, ya que la desgravación está mucho más reglada. No podrás deducirte el IVA si…

  • No tienes un factura del gasto, ya que en este caso el ticket de compra es insuficiente.
  • Han pasado más de cuatro años desde que te emitieron la factura, ya que pierdes el derecho a declararla.

Además, debes tener en cuenta que si llevas a cabo dos actividades económicas y una de ellas está exenta del impuesto, es necesario que apliques una prorrata del IVA para saber cuánto te corresponde. También tendrás que deducirte solo una proporción si el grado de afectación a la actividad no es del 100%.

En cualquier caso, este tema resulta algo complejo, por lo que, si llegado el momento de la verdad te surgen dudas, lo mejor es que consultes tu caso particular directamente con un asesor.  

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21 Comentarios en Los gastos que NO puedes deducirte como autónomo

  1. mikel elosegui dijo:

    Hola.
    Hemos alquilado un local para montar un pequeño negocio como SL.
    Son gasto deducible las obras de acondicionamiento del local?
    Gracias.

  2. Maria Recio dijo:

    Como puedes deducirte el gasto de parking y autopista si solo tienes tiquet?

    • Respuesta a Maria Recio:

      Para deducir debidamente el IVA tiene que existir factura a nombre de la empresa y justificar que se trata de un desplazamiento por motivo laboral.

  3. Marc Binefa Vilà dijo:

    Como justificas que se trata de un desplazamiento laboral? Lo escribes a mano en la factura,…?

  4. Juan dijo:

    Puedo deducirme en el IRPF lo que compro en Aliexprex?
    Puedo acreditar los pagos y la compra, pues su web lo permite, eso si no hay factura como tal, y por supuesto tengo claro que no puedo dedicir el iva

  5. Santiago Silva dijo:

    Hola. Tengo una duda. Recientemente me he hecho unas gafas ocupacionales, es decir, las uso para poder trabajar con el ordenador etc. ¿Puedo desgravarme el IVA y en el IRPF?. Muchas gracias por la atención.

  6. Arantxa dijo:

    Si la actividad que realizo está exenta de IVA, se pueden deducir los gastos???

    • Respuesta a Arantxa:
      Salvador Granell Balén dijo:

      Sí, con el IVA incluido. En cualquier caso debes de tener las correspondientes facturas. La deducción es solo en IRPF, el IVA en este caso es mayor importe del gasto.

      Saludos

  7. En referencia a la mención de que se puede desgravar el 50 % del teléfono, tengo que discrepar y avisar de que no es así. NO se permite, cuando hay una sola línea, desgravar ni el 1 %.
    Cuando Telefónica unió sus diferentes opciones (fijo, móvil,…) en una sola, llamándola FUSIÓN, hice una consulta por escrito a la AEAT sobre este particular. Y me contestaron que dado que no se puede demostrar qué parte es trabajo y qué son llamadas particulares, NO SE PUEDE DESGRAVAR NADA. Ahora no tengo el escrito a la vista para escribir la frase exacta, pero podría buscarlo y ponerla si alguien quiere conocerla. Así que cuidado, porque son muy pesados con los Autónomos.

    • Respuesta a Ricardo Lázaro:
      Héctor dijo:

      En eso hay controversia incluso en la Agencia Tributaria.
      Si eres autónomo, podrás deducir tu factura de móvil al 100% si la tienes con otra operadora distinta de la que tienes en tu morada, además del domicilio (si lo hay) de trabajo.
      Condiciones que revisarán los inspectores:
      A) Que la factura de esa línea sea única, no podrás añadir más líneas si no hay más trabajadores.
      B) Que la línea se contrate una vez obtengas el 036/037 del alta en el censo.
      C) Que los minutos consumidos sean siempre dentro del horario laboral.
      Todo lo que queráis alegar en el caso de inspección, deberá estar muy bien expresado, no vale «a mi me dijo mi asesor», ni «soy autónomo y trabajo 24h».
      Pensad que eso, ya se lo han contado otros que ya han sancionado.

  8. Cristina dijo:

    Buenos dias, los tickets de gasolina, tambien tenemos que imputar solo el 50%? Con el tiquet donde sale el CIF de la empresa es suficiente o necesitamos factura con nuestros datos tambien?

    • Respuesta a Cristina:
      Héctor dijo:

      Para poder deducir los gastos de combustible:

      A) El vehículo deberá pertenecer a la empresa y será un vehículo comercial o industrial, en la tarjeta de Inspección Técnica del Vehículo figura su utilidad, y es lo que os pedirán los inspectores tributarios.
      «El BMW, y el coche de la «parienta» no cuentan 😉
      B) Que el vehículo sea de alquiler e industrial y/o comercial.
      En estos casos la deducción es el 100%, mediante factura legal.
      Si tienes un coche o moto y no figuran como lo descrito en A), no pidas ni tickets, ni facturas, puesto que no es deducible.

  9. JOAN RICARD dijo:

    Buenas tardes, soy modulista y me podria interesar hacer un pequeño trabajo en Andorra. Es cierto que no podría porque a partir del 2012 un modulista a excepción de los transportistas no pueden trabajar fuera del ámbito de aplicación del IRPF, es decir, España?

  10. Pablo dijo:

    Hola soy autonomo del sector sanitario y tengo un consultorio de fisioterapia. Recientemente he adquiirido un local para mudar mi actividad por lo que ahora estoy pagando el alquiler actual, y devolviendo el prestamo ademas de pagar un monton de gastos de notaria e impuesto de transmisiones etc.. el caso es que no puedo mudarme mientras hasta que no me den la licencia de obras y reforme. Que y como puedo desgravarme? Puedo desgravar en el irpf todos los gastos de notaria, el impuesto y/o las cuotas del prestamo ademas de el alquiler que estoy pagando? Muchas gracias

  11. Pablo dijo:

    Comentar que puedo justificar todo lo relativo a la compra y prestamo….ademas tengo el proyecto de la clinica nueva…etc.
    Por tanto puedo justificar que son gastos relativos a mi actividad y que el retraso se debe al retraso del permiso de obra del ayuntamiento. Supongo que en cualquier actividad sucedera algo parecido al mudarse a un nuevo local