¿Qué es la factura recapitulativa y para qué sirve?

Si lo prefieres puedes escuchar este artículo sobre la Factura Recapitulativa aquí:

Una de las obligaciones del trabajador autónomo es llevar al día los libros contables y guardar y conservar las facturas de su actividad. Son documentos obligatorios a efectos fiscales y ofrecen garantía de cumplimiento tanto para emisor como para receptor. En este artículo te hablamos de la factura recapitulativa, un documento muy útil porque agiliza y simplifica el proceso de facturación.

La factura recapitulativa

Imagina que tienes un cliente fijo al que cada mes sirves los mismos productos o servicios… Pongamos un ejemplo: un transportista que en su ruta siempre echa combustible en tu negocio, una estación de servicio. En este caso lo más cómodo es que, en vez de hacer una factura cada vez que ese transportista acuda a tu establecimiento, hagas un documento que recapitule todas las cantidades de gasoil, y su cuantía, que le has servido a lo largo del mes y que has consignado en tiques o albaranes. Ese documento, groso modo, sería una factura recapitulativa.

Es decir, la factura recapitulativa se utiliza cuando existen operaciones entre personas o empresas de manera recurrente. Básicamente lo que hace es aglutinar la información de todos los tiques o albaranes expedidos en un mes natural a un mismo receptor en un solo documento. Así que si tienes un alto volumen de transacciones con un mismo cliente de forma periódica, esta es la fórmula más recomendada para ti.

Cómo hacer una factura recapitulativa

La factura recapitulativa es un documento fiscalmente exigible por lo que tiene que cumplir con determinados requisitos para que sea válido. Debe incluir todos y cada uno de los datos que te enumero a continuación:

  1. Número y, en su caso, serie. Tienen que estar numeradas correlativamente. Normalmente cada año se iniciará una nueva serie.
  2. Fecha del día de expedición.
  3. Identificación tanto de emisor como de receptor de la transacción objeto de la factura con nombre y apellidos, razón o denominación social completa.
  4. Número de identificación fiscal de la administración española, o cualquier otra de la Unión Europea, con el que el emisor ha realizado la operación.
  5. Domicilio fiscal de ambos.
  6. Descripción de las operaciones. Es sumamente importante, y más en el caso de la factura recapitulativa, que el Concepto quede bien especificado. Por tanto, hay que describir las operaciones especificando los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
  7. El IVA correspondiente y el tipo impositivo del recargo de equivalencia, si procede. Del mismo modo, si eres profesional tendrás que especificar el porcentaje de retención del IRPF que aplicas a la operación.
  8. En su caso, la cuota tributaria a repercutir.
  9. El importe a pagar.

Estos son datos que debe contener cualquier factura para ser válida, la diferencia con las recapitulativas estriba en que a la hora de “describir las operaciones” no especificarás solo una, sino que deberás establecer una relación con todas las operaciones o servicios que se han agrupado en este documento.

Como te decía, puede reunir todas las transacciones realizadas con un mismo cliente dentro de un mes natural y tienes hasta el día 16 del mes siguiente para poder expedirla.

Ten en cuenta que las facturas recapitulativas se sustentan en la emisión de albaranes o tiques que de por sí carecen de validez fiscal. Por ello, cuando la información que se contiene ellos se especifica con concreción en la factura recapitulativa, éstos pueden destruirse.

Pero ¡cuidado! porque si la factura solo los menciona, remitiendo a ellos para conocer el contenido exacto de la transacción, existirá la obligación de conservarlos del mismo modo que conservas la factura. En estos casos se entiende que esos otros documentos forman parte de la factura misma hasta el punto de que si nos los conservas esa factura no será válida.

Factura recapitulativa e IVA

Como decíamos líneas arriba, al igual que en una factura ordinaria, la factura recapitulativa debe consignar el tipo de IVA aplicable al bien o servicio objeto de esta. Es decir, que en el documento tienes que reflejar la cantidad y el importe de IVA que corresponde a cada operación.

Recuerda que el IVA general es del 21% pero que existen actividades exentas a las que no se aplica este impuesto y otras que tributan con porcentaje diferente (10% tipo reducido o 4% superreducido). Algo que debes tener en cuenta para cumplimentar la factura recapitulativa.

Si después de leer este artículo mantienes dudas sobre este tipo de factura o tus obligaciones contables, o, simplemente, prefieres que un especialista se haga cargo de esta tarea, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de asesores.

 

Mónica Martínez
Esta entrada fue publicada en autónomos, Economía, General, Gestión y etiquetada , , , . Guarda el enlace permanente.

6 Comentarios en ¿Qué es la factura recapitulativa y para qué sirve?

  1. Manu dijo:

    Y si los tiques ya no son tiques que son facturas simplificadas, estás facturado dos veces lo mismo.

    • Respuesta a Manu:

      Hola Manu:

      Gracias por leer nuestros artículos y dejarnos tus comentarios.

      A ver, si siguen existiendo los tiques, lo que pasa que, como no tienen validez fiscal, si quieres deducirtelos tienes que recurrir a la factura simplificada. O en su caso, como te explico en el artículo, a la recapitulativa: “Ten en cuenta que las facturas recapitulativas se sustentan en la emisión de albaranes o tiques que de por sí carecen de validez fiscal. Por ello, cuando la información que se contiene ellos se especifica con concreción en la factura recapitulativa, éstos pueden destruirse. Pero ¡cuidado! porque si la factura solo los menciona, remitiendo a ellos para conocer el contenido exacto de la transacción, existirá la obligación de conservarlos del mismo modo que conservas la factura. En estos casos se entiende que esos otros documentos forman parte de la factura misma hasta el punto de que si nos los conservas esa factura no será válida.”

      Espero haberte ayudado. Un saludo!

  2. Prime dijo:

    Muy importante los que nos enseñas por que cuentas claras….. es lo mejor que podemos tener pagar nuestros impuestos y estar al día con las obligaciones fiscales.

  3. Juan dijo:

    Si las entregas son del mismo producto para un mismo cliente en fecha diferente pero dentro del mes, al hacer la factura recapitulativa, ?es necesario que se detalle cada entrega con su fecha de entrega ?o basta sumar todas las entregas del
    Mismo elemento a final de mes y hacer con la suma una única línea en la fra?

    • Respuesta a Juan:

      Buenos días Juan!!!

      Lo primero agradecerte que nos leas y nos dejes tus comentarios.
      Como pone en el cuerpo de texto del artículo “Es sumamente importante, y más en el caso de la factura recapitulativa, que el Concepto quede bien especificado. Por tanto, hay que describir las operaciones especificando los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto”. Esto es obligatorio para que una factura, del tipo que sea, sea valida, “la diferencia con las recapitulativas estriba en que a la hora de “describir las operaciones” no especificarás solo una, sino que deberás establecer una relación con todas las operaciones o servicios que se han agrupado en este documento”. Y es en caso de que esta factura recapitulativa agrupe tickets o albaranes cuando tendrás que conservarlos y “adjuntarlos” a la misma.

      Espero haberte ayudado. Para cualquier otra duda o problema recuerda que ponemos a tu disposición nuestro servicio de asesoría que puede hacer todo el papeleo por ti https://infoautonomos.eleconomista.es/asesoria/autonomos/?cmpia=home-desplegable-autonomos25 o un bono que puedes usar para consultas puntuales si es que prefieres gestionar tú todo lo concerniente a tu negocio: https://infoautonomos.eleconomista.es/t/inscripcion/consultoria-30-minutos/?cmpia=comen-36

      Un saludo!!!