La contabilidad del autónomo

Si lo prefieres puedes escuchar este artículo sobre la contabilidad del autónomo pinchando aquí: 

El trabajador por cuenta propia tiene que hacer frente a obligaciones tanto fiscales, la presentación de impuestos, por ejemplo, como contables: la llevanza de determinados libros registro de su actividad.

Tanto una como otra suelen plantear serios problemas a los autónomos. Y si bien en el primero de los casos lo es por dificultad, en el segundo lo es por tedio.

Pero, más allá de las molestias que plantea la llevanza de la contabilidad, hay que ver en este proceso un aliado para nuestro negocio que esboza más ventajas que inconvenientes.

La cultura contable suele ser bastante pobre en el sector, pero la comprensión de la contabilidad y su normativa te brinda la posibilidad de tomarle el pulso al estado de tu negocio de manera instantánea, además de ayudarte a cumplir de manera más eficiente con tus obligaciones fiscales.

De hecho, la contabilidad exigida por la Agencia Tributaria te servirá para saber en todo momento qué estás ingresando y cuáles son tus gastos. De no hacerla de un modo correcto puede que no estés cumpliendo con tus obligaciones frente a Hacienda, algo que puede acarrearte sanciones económicas, ni tendrás herramientas suficientes para planificar de manera eficiente tu negocio.

Los ingresos: facturas emitidas y ventas

Esta es quizás la parte más sencilla. Como autónomo estás obligado a llevar un libro de registro de facturas emitidas y un libro de ventas e ingresos que sirven para recopilar todas las facturas e ingresos que vayas expidiendo o recibiendo en el desarrollo de tu actividad.

Tienes que ir ingresando la información de manera cronológica. Su finalidad es conocer lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, un trimestre, un año… y contabilizar, así, los ingresos generados por tu actividad.

Libro registro de facturas emitidas

En sus hojas debes reflejar la siguiente información:

• Número de factura y, en su caso, serie.
• Fecha de emisión y, si es diferente, también la fecha de realización de la operación.
• Destinatario de la factura (nombre y apellidos o razón social, y NIF).
• Base imponible.
• Tipo de IVA (4%, 10% ó 21%).
• Importe del IVA.

La Agencia Tributaria exige que la numeración de facturas sea incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración. No obstante, según establece el artículo 63.4 del Reglamento del IVA, la anotación individualizada puede sustituirse por un asiento resumen en el que deberá constar:

• Fecha o periodo en que se han expedido las facturas.
• Facturas numeradas correlativamente indicando el número inicial y final de los documentos anotados.
• Base imponible global.
• Cuota global conjunta.

Un asiento que podrá realizarse en caso de que se cumplan determinados requisitos:

• En los documentos no debe ser preceptiva la identificación del cliente.
• Las operaciones se entenderán realizadas en el mismo mes natural.
• Que a las operaciones se les aplique el mismo tipo impositivo.

Libro registro de ventas e ingresos

Este libro es obligatorio para autónomos en estimación directa simplificada. Aquí reflejarás las ventas realizadas por medio de factura y otros ingresos que puedas tener.

Debes incluir:

• Número de anotación.
• Fecha de la operación.
• Concepto e importe del ingreso con separación del IVA.

Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

Si se hace seguimiento de los ingresos en sus correspondientes libros, los gastos son contabilizados en el libro de facturas recibidas, en el de bienes de inversión y en el de compras y gastos.

Si hablábamos de la importancia que tiene la llevanza de la contabilidad para saber de qué salud goza tu negocio, este libro es la “cara cruz” de la moneda. Aquí controlarás la inversión en gastos necesarios para la obtención de los ingresos. Así podrás saber en todo momento si tu negocio genera beneficios o pérdidas.

Pero cuidado con lo que quieres incluir en las hojas del libro de facturas recibidas ya que solo determinados gastos pueden ser inscritos y, posteriormente, considerarse fiscalmente deducibles. Recuerda que tienen que cumplir con el requisito de que sean necesarios para el desarrollo mismo de tu actividad.  

Tenemos otro artículo sobre gastos deducibles donde puedes ampliar la información al respecto. Seguro que te será de gran ayuda.

Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:

• Libro de registro de facturas recibidas.
• Libro de registro de bienes de inversión.
• Libro de registro de compras y gastos.

Libro de registro de facturas recibidas

El más conocido y, quizás, también el de más fácil comprensión, es el libro de registro de facturas recibidas. Básicamente estás ante un listado de todas las facturas que hayas recibido a lo largo de un periodo de tiempo y que reflejan las compras que hayas realizado (ya sea de bienes o servicios) para desarrollar de manera óptima tu actividad.

En este primer libro tienes que hacer constar:

• La fecha de la factura y fecha de la realización de la operación si consta en el documento y es diferente.
• El número de factura.
• Nombre o razón social del emisor y NIF.
• Base imponible del IVA.
• Tipo aplicable.
• Cuota de IVA soportada.

Como sucedía en el libro de facturas expedidas, puedes sustituir la anotación individual por un asiento siempre que las facturas sustituidas por el mismo cumplan con los siguientes requisitos:

• Provenir de un mismo proveedor
• El importe total conjunto de las operaciones no puede superar 6.000 € (sin IVA).
• El importe de cada una de las operaciones no puede superar 500 € (sin IVA).

Libro de registro de Bienes de Inversión

La primera duda a resolver es qué es un bien de inversión.

La Agencia Tributaria considera “bien de inversión” a efectos de IVA (diferente al concepto de “inmovilizado” a efectos del IRPF) todos aquellos bienes adquiridos que van a servir al desarrollo de tu actividad durante más de un ejercicio. Ejemplos de estos bienes de inversión son la maquinaria, los ordenadores, o incluso, un vehículo.

No obstante, existe un segundo requisito para considerarlos “bienes de inversión” y es que su importe sin IVA debe ser superior a 3.000 euros.

La cuota de IVA que hayas soportado por la adquisición de este de bien, debe ser revisada durante un periodo de 4 años para determinar cuál es el porcentaje de ese IVA que podrás deducir cada año.

La segunda duda a resolver es obvia: ¿qué debes incluir en este libro de bienes de inversión?

• Bienes debidamente individualizados.
• Datos para identificar las facturas y documentos de cada bien.
• Fecha de comienzo de utilización, prorrata definitiva y regularización anual.

Libro de bienes de inversión “inmovilizado”

A efectos de IRPF debes llevar un control de tu inmovilizado. Hablamos también de bienes de inversión solo que en este caso su coste es superior a 300 euros. Por tanto, todos los bienes de inversión de IVA lo serán también a efectos de IRPF, pero, obviamente, no al revés.

Del mismo modo que en el caso anterior hablamos de bienes que serán utilizados más allá de un solo ejercicio, Hacienda no te permite contabilizarlos como un gasto único, sino que tendrás que hacerlo distribuyendo su importe de manera proporcional a lo largo del tiempo.

La propia Agencia Tributaria los tiene clasificados y les tiene asignados, según el tipo, unos plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar. ¿Qué debes incluir en este segundo libro de bienes de inversión?

• Valor de adquisión del bien.
• Cuota de amortización.
• Fecha de comienzo del uso del bien.
• Valor residual del activo.

Libro de registro de compras y gastos

En este libro contable debes incluir tanto las compras que hayas realizado con factura, así como los gastos para los cuales no dispongas de una, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.

Son de vital importancia porque también serán deducibles en el IRPF y te harán ahorrar dinero a la hora de presentar tus impuestos.

Como te explicábamos en líneas superiores son gastos afectos al desarrollo de tu actividad e imprescindibles para la misma.  Para entenderlo fácilmente, hablamos de gastos como las propias cuotas de la Seguridad Social de las que, aunque no tienes una factura de la Administración sí que posees un recibo del banco en el que se acredita que has efectuado el pago.

Del mismo modo: determinados impuestos, seguros… Pero también el tique que pueden darte en una librería por comprar material de oficina o un cartucho de tinta para tu impresora, siempre que puedas acreditar, eso sí, que dichos gastos se encuentran relacionados con tu actividad.

En el libro de gastos tendrás que incluir:

• El número de recibo.
• Fecha en que se produce el gasto.
• Proveedor (nombre o razón social).
• Importe del gasto con separación del IVA.
• Concepto.

Claves en la llevanza de la contabilidad del autónomo

Estos son solo los pilares básicos de la contabilidad de un autónomo. Como habrás podido comprobar, aunque, al principio parezca un tema complicado, si lo haces de manera correcta y con tesón al final apreciarás la utilidad que te proporcionan en la gestión de tu negocio algo que, como te decía al inicio de este artículo, va más allá de la mera obligación por parte de la Administración.

Un último apunte para conocer es que los libros contables deben ser llevados con claridad y por orden de fechas. Y, si incurres en error, debes hacer una aclaración donde se advierta del equívoco o la omisión. Además, no están aceptadas las abreviaturas ni los símbolos que no estén admitidos por la propia práctica mercantil.

Si estás empezando como autónomo, te recomendamos que valores la posibilidad de utilizar una herramienta de facturación que te ayude a llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad, te facilite la elaboración de facturas y te permita la generación y presentación de modelos de impuestos.

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