Una de las principales preocupaciones de los autónomos es el cumplimiento de sus obligaciones contables y fiscales. Cuando se plantea la posibilidad de emprender una actividad económica por cuenta propia éste es uno de los aspectos más descuidados por los futuros autónomos y es uno de los que acaba causando más quebraderos de cabeza.
Por desgracia, la cultura fiscal y contable es algo a lo que no se presta la atención debida, ya que es visto como un inconveniente que hay que asumir para poder ejercer una actividad, sin embargo, una comprensión de la contabilidad y su normativa, aunque sea a pequeña escala, nos ayudará a cumplir más eficientemente con nuestras obligaciones fiscales además de a llevar una mejor gestión de la actividad a la que nos dediquemos.
La contabilidad que exige la Agencia Tributaria a los empresarios y profesionales autónomos en el régimen de estimación directa simplificada o normal no pasa de ser un mero instrumento para la confección de los impuestos a los que este colectivo debe enfrentarse trimestralmente.
La contabilidad nos servirá para saber en todo momento aquello que hemos ingresado por nuestra actividad, aquello que hemos gastado, lo que nos deben y lo que debemos. Visto de esta manera se trata de un control que todo buen empresario debería llevar para saber en todo momento el estado de su negocio.
Los ingresos: facturas emitidas
Los ingresos es quizá la parte más fácil de la contabilidad. El autónomo debe llevar un libro de registro de las facturas emitidas como resultado del desarrollo de su actividad. Dicho libro no es más que un listado de todas las facturas emitidas, por orden cronológico, y en el que se refleja la siguiente información:
- número de factura
- fecha de emisión
- destinatario de la factura
- base imponible
- tipo de IVA (e.g. 4%, 10% ó 21%)
- importe del IVA
- retención de IRPF (si por el tipo de facturación debe realizarse retención en las facturas emitidas).
La función de éste libro de registro es saber lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, normalmente un trimestre, y sirve para contabilizar los ingresos que genera la actividad.
Con el objetivo de dificultar la eliminación de facturas, y por lo tanto, el falseamiento de los ingresos, la Agencia Tributaria exige que la numeración de facturas sea incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración.
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Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos
Ya hemos visto cómo el autónomo sabe en todo momento cuales son los ingresos que está generando su actividad gracias al libro registro de facturas emitidas, pero con ésto sólo tenemos la mitad del trabajo. Para llevar una contabilidad completa nos falta la otra parte: los gastos.
El autónomo tiene que controlar todos aquellos gastos necesarios para la obtención de los ingresos a que nos hemos referido en el párrafo anterior, ya que solamente mediante un buen control de ingresos y gastos sabremos en todo momento si el negocio genera beneficios o pérdidas.
Antes de entrar en profundidad en cómo deben clasificarse y contabilizarse estos gastos debemos realizar una apreciación importante, para que un gasto pueda ser considerado como deducible fiscalmente debe cumplir dos requisitos:
- estar afecto a la actividad (es decir, producirse debido al desarrollo de la actividad)
- ser necesario para la misma
Estos dos criterios a veces pueden ser difíciles de apreciar pero siempre deberemos considerarlos desde el principio de prudencia. Este simple consejo nos evitará disgustos con la Agencia Tributaria en caso de que nos inspeccionen e investiguen nuestras declaraciones.
Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:
- el libro de registro de facturas recibidas
- el libro de registro de bienes de inversión
- el libro de registro de gastos
Libro de registro de Facturas Recibidas
El más conocido, y quizá el de más fácil comprensión, es el libro de registro de facturas recibidas. Se trata de un simple listado en el que deben contabilizarse todas aquellas facturas que el autónomo recibe, y que reflejan compras tanto de bienes como de servicios obtenidos por el autónomo para el desarrollo de su actividad.
En este libro registro, las facturas se consignarán con su número de factura, la fecha de expedición (o fecha en que se emitió la factura), el nombre y apellidos o razón social del emisor, su Número de Identificación Fiscal (NIF), la base imponible, el tipo impositivo aplicable del IVA, la cuota tributaria (importe del IVA) y en caso de que corresponda, la retención correspondiente.
Libro de registro de Bienes de Inversión
Llamamos bienes de inversión a aquellos bienes que ha comprado el autónomo y que por su naturaleza y coste la Agencia Tributaria considera que no se van a consumir durante el ejercicio, y por lo tanto, no permite contabilizarlos directamente como un gasto único sino que obliga al autónomo a contabilizarlo distribuyendo su importe proporcionalmente a lo largo de varios trimestre o años.
Se trata en esencia de un libro registro muy parecido al de las facturas recibidas, pero en el que sólo se deben contabilizar desde el 1 de enero de 2015 los bienes adquiridos cuyo importe sea superior a 300€ (de base imponible). Hasta final de 2014 el limite era 600 euros.
Un buen ejemplo de bien de inversión sería la compra de un ordenador que tuviese un coste de 800€ pero no lo sería la compra de un portátil que costase solamente 275€.
La Agencia Triburaria tiene clasificados los bienes de inversión según su tipo y para cada tipo define los plazos de amortización mínimos y máximos que el autónomo puede aplicar. Así pues, la amortización de bienes en al categoría de Sistemas de Información, como los ordenadores, deben amortizarse proporcionalmente entre 3.85 y 10 trimestres, según interese al propio autónomo.
Mientras la actividad del autónomo genere los suficientes ingresos, interesa amortizar los bienes en el periodo de tiempo más corto que permita la Agencia Tributaria para pagar así el mínimo de impuestos posible.
Libro de registro de Gastos
Se trata del cuarto y último de los libros de registro que tiene que llevar al autónomo y a menudo genera cierta confusión debido a su nombre, que es poco preciso. Tanto las facturas recibidas como los bienes de inversión son también gastos para el autónomo y no deben contabilizarse en este libro de registro, de ahí la confusión.
En este libro se deben contabilizar los gastos para los cuales no se tenga una factura, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.
Un ejemplo de este tipo de gasto es el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social. Dicho pago se trata de un gasto necesario para el desarrollo de la actividad de cualquier autónomo pero debe contabilizarse utilizando el recibo del banco como justificante del mismo al no disponer de una factura.
Otro ejemplo muy común es el ticket de la papelería por la compra de material de oficina (si es que no nos generan factura), el ticket del taxi por la visita a un cliente o el ticket por una comida de empresa.
Es importante remarcar que aunque la Agencia Tributaria nos permite desgravar todos esos tickets deberemos intentar no abusar de ellos ya que no siempre es fácil demostrar su afección a la actividad.
Por último, puede suceder que de la compra de un mismo bien o servicio tengamos tanto un ticket de caja como una factura, en tal caso solamente podremos contabilizar unos de los dos siendo siempre más provechoso contabilizar la factura, ya que nos permitirá desgravar también el IVA asociado al gasto.
Conclusión
De una manera muy esquemática hemos visto los fundamentos de la contabilidad que debe llevar un autónomo. Esto que a priori puede parecer complejo, no lo es tanto. Si estás empezando como autónomo, te recomendamos que valores la posibilidad de utilizar alguna herramienta de facturación que te ayude a llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad, te facilite la elaboración de facturas y te permita la generación y presentación de modelos de impuestos.
Por ello, te animamos a probar la aplicación de facturación online, a la que puedes acceder de forma gratuita para siempre solo por estar registrado en Infoautónomos. Además, puedes probrar el Plan Ultimate con toda la funcionalidad durante 30 días y sin compromiso.
Esta herramienta, que resalta por su extrema sencillez y facilidad de uso, y para la que no hace falta tener conocimientos de contabilidad, permite a autónomos y pequeños empresarios gestionar toda su contabilidad a través de la web, permitiendo incluso a aquellos autónomos más avezados prescindir de los costes y servicios de la gestoría.
Y todo a un precio muy ajustado que oscila desde gratuito, para usuarios con pocas facturas, hasta los 9€/mes para aquellos que deseen contratar el plan sin limitaciones.
Lo único que no me queda claro es lo de que haya que tener dos libros de gastos (uno con facturas, el otro sin), ya que en otros lugares (incluida esta misma web) se señalan los siguientes libros obligatorios para el autónomo:
Libro Registro de Ingresos Libro Registro de Gastos Libro Registro de Bienes de Inversión Libro Registro de Provisiones y Suplidos
...y en ellos no se hace dicha distinción.
En realidad los libros de facturas emitidas y recibidas están incluidos en los libros de ingresos y gastos, sólo que al llevarlos con un programa informático es fácil hacer esa distinción, que nos ayuda a efectos de cálculo del IVA, donde sólo debemos considerar las facturas recibidas.
Como se explica en el artículo, el libro de gastos incluirá todas las facturas recibidas más aquellos gastos para los que no exista factura (y por tanto IVA) pero si un comprobante del banco como la propia cuota de autónomos o la cuota de una asociación o colegio profesional.
Un saludo
Otro ejemplo muy común es el ticket de la papelería por la compra de material de oficina (si es que no nos generan factura), el ticket del taxi por la visita a un cliente o el ticket por una comida de empresa.
Es importante remarcar que aunque la Agencia Tributaria nos permite desgravar todos esos tickets deberemos intentar no abusar de ellos ya que no siempre es fácil demostrar su afección a la actividad.
Para Hacienda, el sueldo del autónomo es la diferencia entre sus ingresos y sus gastos. De una manera más técnica es el rendimiento que te da la actividad que realizas y todo va al IRPF.
Lo que ingreses en la cuenta familiar es otro asunto, ya que si no lo ingresas todo y te ahorras una parte para reinvertir o para momentos en los que el negocio vaya mal ... en fin, asuntos personales.
Un cordial saludo
Y aprovecho la pregunta para pediros como contabilizar también un siniestro que cobre de la compañía de seguros por un robo.
Muchas gracias
Un saludo
¿Estoy confundiendo algo o es así o el valor mínimo de un bien de inversión es efectivamente de €3.005,06?
LIBERTAD DE AMORTIZACIÓN PARA BIENES DE ESCASO VALOR.
Un saludo
LEY 37/1992
Artículo 108. Concepto de bienes de inversión.
1. A los efectos de este impuesto, se considerarán de inversión los bienes corporales, muebles, semovientes o inmuebles que, por su naturaleza y función, estén normalmente destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación.
2. No tendrán la consideración de bienes de inversión:
Los accesorios y piezas de recambio adquiridos para la reparación de los bienes de inversión utilizados por el sujeto pasivo.Las ejecuciones de obra para la reparación de otros bienes de inversión.Los envases y embalajes, aunque sean susceptibles de reutilización.Las ropas utilizadas para el trabajo por los sujetos pasivos o el personal dependiente.Cualquier otro bien cuyo valor de adquisición sea inferior a quinientas mil pesetas.
En cuanto a los 600 € entiendo que se refiere a otro tema totalmente diferente. Creo que se esta confundiendo la contabilidad con la fiscalidad. El limite de 600 € es el establecido para la amortizacion acelerada de bienes que no superen individualmente esta cantidad, los cuales se puden amortizar fiscalmente en el año de su compra al 100 %, lo cual no significa que se contabilice directamente como gasto ni que se impute contablemente en el año de compra el 100 % de la amortizacion. El mecanismo seria a traves de ajustes temporales en el I.S.
Gracias
Un saludo
Saludos
Muchas Gracias
Miquel
Mi consejo es que te descargues nuestro libro y además pruebes algún software de gestión ya que casi todos ofrecen esta opción de manera gratuita. Saludos
Tengo dos tipos de clientes: uno a quién repercuto IVA e IRPF y el otro no (porque es una empresa basada en Europa fuera de España). Mi pregunta es la siguiente: en el libro de facturas emitidas, hay que repercutar el IRPF para la empresa comunitaria? porque al final y al cabo, pagaré el impuestro sobre esta ganancia cuando hago la declaración anual a hacienda.
De antemano, gracias por su ayuda.
Emmanuelle
Gracias de antemano.
Diana
Muchas gracias y enhorabuena.
Voy a poner en marcha mi negocio y será una comunidad de bienes. No tengo muy claro en que epígrafe me tengo que incluir ya que la actividad a realizar es un local donde impartir clases de apoyo para personas de diferentes edades.
¿En que epígrafe me encuadraría?¿Que libros tengo obligación de llevar?¿que Régimen me recomiendas que elija para llevar mi gestión?
Muchas gracias
Estarás en el régimen de estimación directa simplificada y necesitarás llevar el libro de ingresos y gastos:http://www.infoautonomos.com/utilidades/plantillas/libro-de-ingresos-y-gastos/
Saludos
El libro de ingresos y gastos es sólo válido para autónomos en el régimen de estimación directa simplificada.
Te recomiendo pedir presupuesto a alguna de las soluciones que se anuncian en nuestro directorio de proveedores para autónomos:
Contasimple, Contamoney y Cuentica son buenas soluciones con opciones gratis y otras a un coste muy razonable.
http://www.infoautonomos.com/proveedores/busqueda/?sector=9&categoria=20
Saludos
¿Cómo tengo que amortizar mi vehículo, teniendo en cuenta que su vida útil no es fácil que supere los 5 años?
¿El recibo del seguro del vehículo donde lo contabilizo?
Muchas gracias.
Santiago
Me he descargado la plantilla de Libro de registros y quisiera saber que hay que anotar en la casilla "tipo de operación" en el Libro de gastos,
Gracias!
Fantástico resumen ! Gràcias
Hoy he empezado a usar Contasimple, Me parece una muy buena herramienta, pero me ha surguido dos dudas :
Recargo de equivalencia 5,2% donde, como ponerla en la factura?
con los 9,00 euros al mes, que otros servicios me da contasimple ?, pues la versión gratuita es fantastica...
Quedo a la espera, y repito fantastica herramienta....
Joan Albert Dalmàs
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Estoy cobrando el paro y me hicieron una oferta de trabajo de 3 días. Me piden factura por ello y quien me va a pagar es Autónomo.
Puedo darme de alta como autonomo no habitual, o sea, no pagar cuota a la SS por cobrar menos de 800 euros. Y otra cosa debo rellenar los trimestrales y el cierre anual tanto ante hacienda (130 creo) como en el IGIC (420 y 425).
Última pregunta, si me doy de alta y de baja a los tres días pero no cobro el trabajo hasta 6 meses despues. Que debo hacer, darme de alta otra vez para emitir factura en el momento del cobro?
El problema es qeu quien paga es la administración.... y lo hace cuando quiere.
Mucha gracias
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Muchas Gracias
Jazmin
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Entiendo que las facturas simplificadas que desde principio de 2013 han sustituido a los tickets si debieran de valer, aunque como profesional al final deben aparecer tus datos en ellas. Saludos
Primero de todo muchas gracias de antemano pues esta página está siendo de gran ayuda para mí y siento si me extiendo demasiado en estas tres cuestiones:
Me dedico a las artes escénicas y eso implica que todos mis ingresos se dan en 4 o 5 meses al año (mayo-septiembre) como los ingresos no son altos me doy de alta de autónomo sólo durante ese periodo focalizando todos los gastos posibles en ese tiempo y el resto del año me dedico a la creación/difusión/producción, parte del trabajo que no genera ingresos pero que es imprescindible. Además, casi la totalidad de mis ingresos provienen del extranjero, lo que entiendo es una prestación de un servicio. Al ser operaciones no sujetas a I.V.A. siempre me sale a devolver. Aquí van mis dudas:
1-Este año quiero comprar un ordenador y una impresora 3d cada uno alrededor de 1500€. Por lo que he leído aquí esto debería considerarse bien de inversión y no podría desgravar totalmente. Ahora bien, he echado un ojo por la ley del iva y mirado la definición de bien de inversión:
Artículo 108 Concepto de bienes de inversión
...
Dos. No tendrán la consideración de bienes de inversión:
...
5.º Cualquier otro bien cuyo valor de adquisición sea inferior a 3.005,06 euros.
Por lo que deduzco que para considerarse bien de inversión debe tener un valos superior a 3005,06€ y aquí hay algo que se me escapa. ¿Es un ordenador de 1500€ un bien de inversión?
Si lo es y me doy de baja en octubre y de alta nuevamente en mayo ¿puede regularizarse y en caso afirmativo ¿cómo?
2-Este año por cuestiones laborales estaré en Alemania (como buen ciudadano peninsular) por dos meses tengo actuaciones todos loa fines de semana de julio y agosto haciendo el viaje en coche. Entiendo que todos los gastos de manutención y transporte durante ese periodo son computables a efectos del irpf pues están directamente relacionados con la realización de la actividad. Ahora bien, para que esos gastos sean computables ¿que tipo de factura/ticket debo pedir en el extranjero para combustible, peajes y dietas?
3-¿El Iva cuenta como gasto para el cálculo del IRPF?
4-¿ Las facturas no cobradas en un trimestre computan para el cálculo Ingresos-gastos para el modelos 130?
Muchisimas gracias.
Sobre las inversiones, dice "cualquier otro bien". Eso quier decir que hay una lista anterior a la que hace referencia donde seguramente están incluidos los equipos como los que mencionas, para los que el tope son los 600 euros, sino debes amortizarlos en varios años e imputar como gasto sólo la parte correspondiente. Creo que te interesa este artículo sobre gastos deducibles: http://www.infoautonomos.com/informacion-al-dia/fiscalidad/gastos-deducibles-autonomos-irpf-estimacion-directa/
Más cosas, las facturas hoy por hoy debes incluirlas en el trimestre al que corresponda su fecha de emisión. En 2014 por fin cambiará esto y podrás impurtarlas cuando las hayas cobrado (ver http://www.infoautonomos.com/blog/ventajas-y-desventajas-para-los-autonomos-de-aplicar-el-nuevo-iva-con-criterio-de-caja/)-
Los gastos de dietas en el extranjero dan bastantes problemas con hacienda en caso de inspección, trata de conseguir facturas oficiales, aunque eso depende de cada país, y en tu contabilidad relaciona cada factura de gasto con alguna de ingreso o con lagún trabajo que puedas justificar.
Lo del IVA es más complejo para contestar aquí, mira a ver si debieras estar en el registro de operaciones comunitarias y practicar autoliquidaciones: http://www.infoautonomos.com/informacion-al-dia/fiscalidad/registro-de-operaciones-intracomunitarias/
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El manual es de una consultora asociada a este portal web Infoautónomos: La consultora se llama Control y Gestión. En su página web sólo anuncian un curso, pero también venden el manual por separado.
http://www.gestionycontrol.es/formaci%C3%B3n/curso-on-line-gesti%C3%B3n-fiscal-aut%C3%B3nomo/
Os lo recomiendo muchísimo!!!!
Oihana Gómez
Un saludo, gracias por toda la informacion util que publican.
Me he dado de alta como autónomo recientemente y he ido registrando mi contabilidad utilizando vuestra hoja de calculo (que esta muy bien y facil de entender) pero bo se como registrar el prestamos que hemos recibido a traves de la linea ICO, ha de hacerse como un ingreso y ya esta?
gracias de antemano
Los préstamos no se registran en el libro de ingresos y gastos. Sólo se registran si tuvieras que llevar una contabilidad mercantil como la de una sociedad. Lo que sí que debes registrar son las inversiones y gastos que pagues con el importe del préstamo.
Saludos
Muchas gracias
Resulta que después de tanto leer y releer me asaltan muchas dudas, pero me quiero centrar en una para ver si voy por el buen camino.
Supongo que si tengo un registro de gastos este debe tener una columna relativa a las retenciones entre otras, pero estas retenciones al ser gasto serán las retenciones de quien me emite la factura ¿no?, ya que deduzco que yo le pago su retención por un importe igual a la parte que el paga por mí del I.V.A. que tengo que pagar yo.
Como no sé si me explico pongo un ejemplo:
Base imponible 1000
IVA 210%
IRPF 90
Total a percibir 1120
Yo esto como receptor de la factura que soy, lo veo como que el emisor palma 90 euros (1120-1000=910) que luego es lo mismo que yo voy a palmar de sus retenciones
Por lo tanto en mi registro de gasto deberé poner un registro con estos datos y en el de las retenciones las retenciones de él. ¿Es así?La duda me ha asaltado porque al bajarme la plantilla que tenéis sobre registro de gastos e ingresos en los gastos no se incluye las retenciones en los datos que viene como ejemplo.
Entiendo que un proveedor es quien te ha hecho esa factura.
El importe bruto de su factura son esos 1000, que tú anotas en tu libro de gastos.
Tú le tienes que pagar los 1.120 € e ingresar los 90 restantes en Hacienda en su nombre (modelo 111). Realmente esos 90 no se reflejan en el libro de gastos.
Además te puedes deducir 210 euros como IVA deducible en tu modelo 303.
Saludos
Vamos a ver, aunque no le hayas entregado la factura al cliente particular, si quieres hacer las cosas bien, debes hacerlas como registro de tus ventas y reflejarlas en el libro de ingresos y ventas.
Eso quiere decir que del dinero que le cobras a los clientes hay una parte que corresponde al 21% de IVA que debes ingresar en hacienda.
Quizás te convega contratar a un asesor para que te organice el tema fiscal o hacer un curso para aprender a llevar tus propias cuentas e impuestos, en unos pocos día empieza este: http://shop.infoautonomos.com/catalogo/gestion-fiscal-del-autonomo-93/
Si te interesa localizar un asesor , en nuestro directorio de proveedores hay muchos especializados en autónomos: http://www.infoautonomos.com/proveedores/
Saludos y muchas gracias!
Saludos
exclusivamente a comentarios. Para preguntas personales, utiliza por favor el
servicio de Consultoría Infoautónomos, dónde en 5 minutos aclararemos tus dudas
(http://www.infoautonomos.com/consultoria/) o regístrate (http://www.infoautonomos.com/signup/)
y publica en los foros. Gracias
Pídele a la gestoría las declaraciones que te hay presentado porque esas serán las qu etengas que presentar, probablemente modelo 131 de IRPF y tal vez el IVA simplificado (modelo 310 y en enero 311 y 390). Más información e nuestro servicio de consultas:
http://www.infoautonomos.com/consultoria/
Saludos
Como autónoma estás obligada a emitir factura de cada trabajo que realices, independientemente de cómo te paguen. Con particulares puede bastar una factura simplificada: http://www.infoautonomos.com/hacerse-autonomo/vender-y-facturar/factura-simplificada/
Si no son muchas lo suyo es que las anotes todas en el libro, sin son muchas deberías usar un software adecuado de facturación. Por ejemplo el que ofrecemos nosotros.
Saludos
No es necesario, puedes ver como debes proceder en nuestro artículo sobre la factura simplificada: http://infoautonomos.eleconomista.es/facturas/factura-simplificada/
Saludos