La contabilidad del autónomo

Una de las principales preocupaciones de los autónomos es el cumplimiento de sus obligaciones contables y fiscales. Cuando se plantea la posibilidad de emprender una actividad económica por cuenta propia éste es uno de los aspectos más descuidados por los futuros autónomos y es uno de los que acaba causando más quebraderos de cabeza.

Por desgracia, la cultura fiscal y contable es algo a lo que no se presta la atención debida, ya que es visto como un inconveniente que hay que asumir para poder ejercer una actividad, sin embargo, una comprensión de la contabilidad y su normativa, aunque sea a pequeña escala, nos ayudará a cumplir más eficientemente con nuestras obligaciones fiscales además de a llevar una mejor gestión de la actividad a la que nos dediquemos.

La contabilidad que exige la Agencia Tributaria a los empresarios y profesionales autónomos en el régimen de estimación directa simplificada o normal no pasa de ser un mero instrumento para la confección de los impuestos a los que este colectivo debe enfrentarse trimestralmente.

La contabilidad nos servirá para saber en todo momento aquello que hemos ingresado por nuestra actividad, aquello que hemos gastado, lo que nos deben y lo que debemos. Visto de esta manera se trata de un control que todo buen empresario debería llevar para saber en todo momento el estado de su negocio.

Los ingresos: facturas emitidas

Los ingresos es quizá la parte más fácil de la contabilidad. El autónomo debe llevar un libro de registro de las facturas emitidas como resultado del desarrollo de su actividad. Dicho libro no es más que un listado de todas las facturas emitidas, por orden cronológico, y en el que se refleja la siguiente información:

• número de factura
• fecha de emisión
• destinatario de la factura
• base imponible
• tipo de IVA (e.g. 4%, 10% ó 21%)
• importe del IVA
• retención de IRPF (si por el tipo de facturación debe realizarse retención en las facturas emitidas).

La función de éste libro de registro es saber lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, normalmente un trimestre, y sirve para contabilizar los ingresos que genera la actividad.

Con el objetivo de dificultar la eliminación de facturas, y por lo tanto, el falseamiento de los ingresos, la Agencia Tributaria exige que la numeración de facturas sea incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración.

Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

Ya hemos visto cómo el autónomo sabe en todo momento cuales son los ingresos que está generando su actividad gracias al libro registro de facturas emitidas, pero con ésto sólo tenemos la mitad del trabajo. Para llevar una contabilidad completa nos falta la otra parte: los gastos.

El autónomo tiene que controlar todos aquellos gastos necesarios para la obtención de los ingresos a que nos hemos referido en el párrafo anterior, ya que solamente mediante un buen control de ingresos y gastos sabremos en todo momento si el negocio genera beneficios o pérdidas.

Antes de entrar en profundidad en cómo deben clasificarse y contabilizarse estos gastos debemos realizar una apreciación importante, para que un gasto pueda ser considerado como deducible fiscalmente debe cumplir dos requisitos:

1. estar afecto a la actividad (es decir, producirse debido al desarrollo de la actividad)
2. ser necesario para la misma

Estos dos criterios a veces pueden ser difíciles de apreciar pero siempre deberemos considerarlos desde el principio de prudencia. Este simple consejo nos evitará disgustos con la Agencia Tributaria en caso de que nos inspeccionen e investiguen nuestras declaraciones.

Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:

• el libro de registro de facturas recibidas
• el libro de registro de bienes de inversión
• el libro de registro de gastos

Libro de registro de Facturas Recibidas

El más conocido, y quizá el de más fácil comprensión, es el libro de registro de facturas recibidas. Se trata de un simple listado en el que deben contabilizarse todas aquellas facturas que el autónomo recibe, y que reflejan compras tanto de bienes como de servicios obtenidos por el autónomo para el desarrollo de su actividad.

En este libro registro, las facturas se consignarán con su número de factura, la fecha de expedición (o fecha en que se emitió la factura), el nombre y apellidos o razón social del emisor, su Número de Identificación Fiscal (NIF), la base imponible, el tipo impositivo aplicable del IVA, la cuota tributaria (importe del IVA) y en caso de que corresponda, la retención correspondiente.

Libro de registro de Bienes de Inversión

Llamamos bienes de inversión a aquellos bienes que ha comprado el autónomo y que por su naturaleza y coste la Agencia Tributaria considera que no se van a consumir durante el ejercicio, y por lo tanto, no permite contabilizarlos directamente como un gasto único sino que obliga al autónomo a contabilizarlo distribuyendo su importe proporcionalmente a lo largo de varios trimestre o años.

Se trata en esencia de un libro registro muy parecido al de las facturas recibidas, pero en el que sólo se deben contabilizar desde el 1 de enero de 2015 los bienes adquiridos cuyo importe sea superior a 300€ (de base imponible). Hasta final de 2014 el limite era 600 euros.

Un buen ejemplo de bien de inversión sería la compra de un ordenador que tuviese un coste de 800€ pero no lo sería la compra de un portátil que costase solamente 275€.

La Agencia Triburaria tiene clasificados los bienes de inversión según su tipo y para cada tipo define los plazos de amortización mínimos y máximos que el autónomo puede aplicar. Así pues, la amortización de bienes en al categoría de Sistemas de Información, como los ordenadores, deben amortizarse proporcionalmente entre 3.85 y 10 trimestres, según interese al propio autónomo.

Mientras la actividad del autónomo genere los suficientes ingresos, interesa amortizar los bienes en el periodo de tiempo más corto que permita la Agencia Tributaria para pagar así el mínimo de impuestos posible.

Libro de registro de Gastos

Se trata del cuarto y último de los libros de registro que tiene que llevar al autónomo y a menudo genera cierta confusión debido a su nombre, que es poco preciso. Tanto las facturas recibidas como los bienes de inversión son también gastos para el autónomo y no deben contabilizarse en este libro de registro, de ahí la confusión.

En este libro se deben contabilizar los gastos para los cuales no se tenga una factura, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.

Un ejemplo de este tipo de gasto es el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social. Dicho pago se trata de un gasto necesario para el desarrollo de la actividad de cualquier autónomo pero debe contabilizarse utilizando el recibo del banco como justificante del mismo al no disponer de una factura.

Otro ejemplo muy común es el ticket de la papelería por la compra de material de oficina (si es que no nos generan factura), el ticket del taxi por la visita a un cliente o el ticket por una comida de empresa.

Es importante remarcar que aunque la Agencia Tributaria nos permite desgravar todos esos tickets deberemos intentar no abusar de ellos ya que no siempre es fácil demostrar su afección a la actividad.

Por último, puede suceder que de la compra de un mismo bien o servicio tengamos tanto un ticket de caja como una factura, en tal caso solamente podremos contabilizar unos de los dos siendo siempre más provechoso contabilizar la factura, ya que nos permitirá desgravar también el IVA asociado al gasto.

Conclusión

De una manera muy esquemática hemos visto los fundamentos de la contabilidad que debe llevar un autónomo. Esto que a priori puede parecer complejo, no lo es tanto. Si estás empezando como autónomo, te recomendamos que valores la posibilidad de utilizar alguna herramienta de facturación que te ayude a llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad, te facilite la elaboración de facturas y te permita la generación y presentación de modelos de impuestos.

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