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Seguridad Social de los Autónomos

La Inspección de Trabajo

Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de como debemos actuar y comportarnos ante la misma.

En este artículo te explicamos que debes hacer ante una inspección de trabajo, los documentos que puede solicitarte el inspector, el plazo del que dispones para reclamar ante una sanción y los pasos a seguir, así como los comportamientos que son motivo de sanción ante la inspección.

Artículo actualizado el 13/5/2019 y escrito por Infoautónomos

La Inspección de Trabajo

La inspección de trabajo es un procedimiento rutinario al que puede verse sometida cualquier empresa que posea trabajadores contratados. Por ello, a lo largo de éste artículo veremos:

  1. Qué es una inspección de trabajo y a quién afecta
  2. Qué hay que hacer ante una inspección de trabajo
  3. Documentos que puede solicitar el inspector de trabajo
  4. Otros procedimientos en la obtención de pruebas
  5. Plazos para reclamar en caso de sanción
  6. Qué comportamientos se considerán obstrucción a la actividad del inspector
  7. Qué ocurre si no se cumple con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
  8. Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo 2018-2020 
  9. Datos interesantes sobre la Inspección de Trabajo

1. ¿Qué es una inspección de trabajo y a quién afecta?

Con la visita de un inspector o subinspector de trabajo, en muchas ocasiones se tiende a pensar que alguien nos ha denunciado. Pues bien, no siempre tiene que ser este el motivo de la visita. La función de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la ley y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un inspector de trabajo, o subinspector de empleo.

Por ello, cualquier empresa o negocio puede ser susceptible de recibir la visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que haya un preaviso. De hecho, no es necesario que nadie haya denunciado a nuestra empresa a la Seguridad Social para recibir al inspector de trabajo en nuestro centro de trabajo, ya que las inspecciones son un procedimiento rutinario.

Tal es así que son susceptibles de sufrir una inspección de trabajo las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas y las comunidades de bienes, en cuanto sujetos obligados o responsables del cumplimiento de las normas de Orden Social (lugares en los que se ejecute la prestación laboral, vehículos y medios de transporte en general, en los que se preste el trabajo, puertos, aeropuertos, entidades y empresas colaboradoras en la gestión de la Seguridad Social, y en materia de protección y promoción social, sociedades cooperativas en relación a su constitución y funcionamiento y al cumplimiento de las normas de Orden Social).

Sin embargo, están expresamente excluidos (y se rigen por su normativa específica) sin perjuicio de la competencia de la Inspección en materias no afectadas por la misma: 

  • Los centros de trabajo, establecimientos, locales e instalaciones cuya vigilancia esté legalmente atribuida a otros órganos de las Administraciones Públicas que continúan rigiéndose por su normativa específica.
  • Los centros y establecimientos militares dependientes de la Administración militar.

2. ¿Qué hay que hacer ante una inspección de trabajo?

Lo primero y mas importante es que no puedes negarte a que el inspector realice la inspección en tu centro de trabajo tanto si hay como si no hay preaviso. Has de tener en cuenta que el inspector actúa en representación de la autoridad y si se le impide la entrada en la empresa, puede reclamar ayuda policial para que le facilite su entrada por la fuerza.

De esta forma, tanto los inspectores de trabajo como el personal de apoyo que le acompañe puede tener acceso a cualquier instalación o centro de trabajo sin previo aviso (excepto instalaciones militares), pero además pueden exigir que algún trabajador le acompañe en la visita, ante lo cual quedará obligado a ello. Has de tener en cuenta que el inspector ha de identificarse para poder solicitar el acceso privilegiado a todas las instalaciones, pero puede iniciar la inspección en el anonimato con el fin de que ésta pueda llevarse a cabo con éxito.

No obtante, si tu centro de trabajo coincide con tu domicilio, en ese caso si deberá tener tu consentimiento o bien una autorización judicial para entrar.

Además, el inspector puede reclamarte la presentación de documentación, decirte que le acompañes en su visita a la empresa, pedir que identifiques a las personas presentes en el centro de trabajo, solicitar tu requerimiento en las oficinas públicas, tomar muestras, hacer mediciones en tu empresa, reconocer y examinar el local, etc.
Si te niegas a alguno de estos requerimientos del inspector, es motivo de sanción.

3. Documentos que puede solicitarte el inspector de trabajo:

Las diligencias o escritos que los inspectores de trabajo presentan en las empresas tras una inspección, pueden incluir el requerimiento de facilitar alguno de los siguientes documentos:

  • Comunicación de apertura de la autoridad laboral
  • Cuadro horario y calendario laboral
  • Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)
  • Recibos de salarios
  • Parte de alta y baja de los trabajadores
  • El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social
  • Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social
  • Resumen de horas extraordinarias
  • Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación
  • En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
  • Libro de contabilidad (diario mayor y balances)
  • Escritura de constitución de la sociedad
  • Declaración del Impuesto de Sociedades
  • Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
  • Declaración de operación con terceros (modelo 347)
  • Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva, una relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un dia, etc.
  • Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
  • Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social
  • Documento acreditativo de alta en el IAE
  • Contratos mercantiles

4. Otros procedimientos en la obtención de pruebas

El inspector tiene el derecho y la obligación de analizar toda la actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o exámenes que considere oportunos, por lo que puede reclamar:

  • Las claves de acceso a los ordenadores
  • La toma de fotografías, muestras, vídeos y cualquier otro registro
  • La identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo. Ahora bien, la presentación del DNI será responsabilidad de cada trabajador ya que el empresario no cuenta con la autoridad necesaria para obligarles.
  • La toma de declaración a los trabajadores y al propio empresario, aunque estas palabras no se darán inmediatamente como ciertas sino que se registrarán en las actas.
  • Si considera que existen posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o informáticos, así como si se determina que pueden existir probables causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas cautelares

5. ¿Qué plazo hay para reclamar en caso de sanción?

Si tras la visita del inspector, este considera que has cometido una infracción, te puede levantar un acta de infracción. En el plazo de diez días desde la fecha que consta en el acta recibirás la notificación por correo certificado. La fecha del acta no tiene porque coincidir con la fecha en la que el inspector te visitó (aunque nunca puede ser superior a 9 meses). Una vez recibida la notificación dispones de 15 días hábiles a partir de que la fecha en que la recibes para presentar las alegaciones que desees.

Por tanto si te levantan un acta de infracción ten en cuenta que no está todo perdido y se puede alegar, ya que la inspección lo que hace es proponer una sanción a la Autoridad, y estás en tu derecho de hacer las alegaciones que consideres oportunas para que sea la Autoridad quien decida si has cometido tal infracción o no.

Además debes revisar la notificación que recibas para comprobar que no contiene erratas, ya que el inspector puede haberse equivocado, y una notificación defectuosa puede anular el procedimiento. Por ejemplo si han pasado los 10 días hábiles desde que la inspección te levantó el acta (no lo confundas con la fecha en la cual recibiste la visita del inspector) puedes anular el procedimiento.

Pasos que debes seguir cuando recibas la notificación de sanción

Cuando recibas la notificación del acta infractora debes:

  • Comprobar que la notificación es correcta.
  • Revisar el acta para comprobar si los hechos que expone son insuficientes o para saber a la conclusión a la que ha llegado el inspector para realizar el acta.
  • Es muy importante que cuando presentes el escrito de alegaciones, si tienes pruebas que acrediten que no has cometido infracción las presentes adjuntas.
  • No olvides que tienes derecho a la vista de tu expediente sancionador o al trámite de audiencia

¿Qué ocurre si no recibo la notificación de la sanción?

En el caso de que se rehuse la notificación o bien el destinatario de la misma esté desaparecido del domicilio, la notificación sigue su curso a pesar de ello, por lo que no es nada aconsejable que se den estas situaciones, ya que la Autoridad resolverá, y en la gran mayoría de los casos confirmará la propuesta de sanción hecha por la inspección. Igualmente te notificarán la Resolución, disponiendo esta vez de un mes para interponer un recurso.

6. ¿Qué comportamientos se considerán obstrucción a la actividad del inspector?

Se considerará obstrucción las acciones que perturben, retrasen o impidan al inspector el ejercicio de su actividad:

Se consideran infracciones leves: 

  • Un mero retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia, salvo que dichas obligaciones sean requeridas en el curso de una visita de Inspección y se refieran a documentos o información que deban obrar o facilitarse en el centro de trabajo.
  • La falta del libro de visitas en el centro de trabajo.

Se consideran infracciones muy graves: 

  • Las acciones y omisiones del empresario, sus representantes o personas de su ámbito organizativo que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los Inspectores o Subinspectores, así como la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad.
  • La coacción, amenaza o violencia establecida sobre los Inspectores o Subinspectores, así como la reiteración en las conductas de obstrucción calificadas como graves.
  • El incumplimiento de los deberes de colaboración con los funcionarios de la Inspección.

7. ¿Qué ocurre si no se cumple con Ley de Prevención de Riesgos Laborales?

Cuando el Inspector de Trabajo detecta la existencia de infracciones sobre la normativa de prevención de riesgos laborales puede requerirte como empresario para la subsanación de las deficiencias observadas, además de llevar a cabo la propuesta de sanción que corresponda según el caso. Se te indicará por escrito las anomalías o deficiencias apreciadas indicando el plazo para su subsanación. Si no subsanas las anomalías detectadas por el inspector y persisten los hechos, el inspector en caso de no haberlo hecho, te levantará el acta de infracción por dichos hechos.

8. Plan Estratégico de la inspección de trabajo 2018-2020 

En abril de 2018 se aprobó mediante Consejo de Ministros el Plan Estratégico de Inspección de Trabajo 2018-2020 que incluye entre sus principales líneas de actuación en aras de mejorar la garantía de cumplimiento en materia laboral y de Seguridad Social: 

  • El control de la contratación temporal injustificada, en concreto de la contratación a tiempo parcial y de los contratos formativos.
  • Control sobre las horas trabajadas. En relación con este objetivo está el registro de la jornada laboral de los trabajadores, cuyo cumplimiento vuelve a ser obligatorio por parte de la empresas desde el 12 de mayo  de 2019. 
  • Se intensifican las actuaciones de control sobre las empresas que contratan falsos autónomos.
  • Se incrementan las actuaciones de seguimiento en relación con subcontratas. 

9. Datos interesantes sobre la Inspección de Trabajo en España

A falta de conocer los datos de 2018 sobre las actuaciones de la inspección de trabajo que el Ministerio de Trabajo Migraciones y Seguridad Social publica todos los años, puedes tomar nota de algunos números interesantes de 2017 para hacerte una idea aproximada de los resultados de la actividad inspectora:

  • Durante 2017, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social han inspeccionado 366.946 centros de trabajo pertenecientes a 287.560 empresas, dando lugar a 1.012.234 actuaciones, de las cuales 526.235 lo han sido en materia de Seguridad Social, 297.261 de Prevención de Riesgos Laborales, 134.253 de Relaciones Laborales, 29.473 de Empleo y Extranjería, y 25.012 de Otras actuaciones.
  • Durante el año 2017 se han detectado 85.421 infracciones a la legislación del orden social (incluyendo 2.647 requerimientos a la Administración), con un importe de las sanciones propuestas de 279.220.117,80 euros.
  • De las 266.102 visitas efectuadas, el 68,08 % se han realizado en el sector Servicios, el 16,72% en el sector de la Construcción, el 10,49 % en la Industria, y el 3,93 % en Agricultura y Pesca, y un 0,78% sin clasificar.
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